Um auf veränderte Marktsituationen in der Medienlandschaft möglichst zeitnah reagieren zu können, wird für jede Tochtergesellschaft neben dem Jahres- auch ein Monatsabschluss erstellt. Auch hier hat sich gezeigt, dass ein und dieselbe Tätigkeit auf unterschiedliche Arten erledigt wird. Besonders aufwändig war dieser Ablauf für die Buchhaltung. Jeder Controller lieferte seine Daten in verschiedenen Formaten und zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Im Projektteam entwickelten wir deshalb einen Abschlusszeitplan, der die Zusammenarbeit zwischen FI und CO regelt. Ein Auszug der Deadlines aus dem Monatsabschluss findet sich in Tabelle 2.
| Arbeitstag des Folgemonats | |
|---|---|
| 2. Arbeitstag, 12.00 Uhr | Übermittlung der Ein- und Ausgangsrechnungen an die Buchhaltung |
| 4. Arbeitstag, 18.00 Uhr | Übermittlung von Abgrenzungen/Rückstellungen an die Buchhaltung |
| 5. Arbeitstag, 12.00 Uhr | FI-Buchungsstopp |
| 5. Arbeitstag, ab 14.00 Uhr | Konzernkonsolidierung durch Data Controlling-Abteilung |
| 6. Arbeitstag, 18.00 Uhr | CO-Buchungsstopp (für Umlagen, CO-Umbuchungen etc.) |
Tab. 2: Auszug aus dem Zeitplan für den Monatsabschluss
Die Übermittlung der Ausgangsrechnungen erfolgt zum größten Teil automatisiert aus Vorsystemen der Tochterunternehmen an die zentrale Buchhaltung. Dazu werden die Umsätze in das FI-Modul im jeweiligen ERP-System geladen. Für die Eingangsrechnungen mussten wir einen IT-unterstützten Workflow einführen. Dazu werden alle Rechnungen gescannt und abhängig von Gesellschaft, Kostenstelle, Lieferant und Rechnungsbetrag an den oder die verantwortlichen Personen zur Freigabe übermittelt.
Zur Vereinfachung bei der Bildung und Auflösung von Erlös- und Aufwandsabgrenzungen erstellte die Data Controlling-Abteilung ein Template. Dieses befüllt der Business Controller im Zuge seiner Abschlussarbeiten. Die Buchhaltung kann damit die Daten automatisiert im System verbuchen.
Auch an dieser Stelle haben sich durch die Vereinheitlichung der Abläufe und die Koordination der Zusammenarbeit Synergien gezeigt. Es waren sowohl bei den Tätigkeiten im Controlling als auch in der Buchhaltung bereits deutliche Effizienzsteigerungen messbar. Die Durchlaufzeit im Abschlussprozess bei den Tochtergesellschaften konnte insgesamt um etwa einen Tag reduziert werden. Durch die Steigerung der Qualität bei Stamm- und Transaktionsdaten wurde auch die Quartal-Konzernkonsolidierung einfacher. Diese ersten Resultate waren wichtige Motivationsschübe für den weiteren Projektverlauf.
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