HR muss im ersten Schritt eine Vision entwickeln, wie Onboarding im Unternehmen gestaltet werden kann. Daraus definiert sich die Onboardingstrategie, die in die Fachabteilungen kommuniziert wird. So ist HR Prozessinnovator und -treiber und gestaltet die Rahmenbedingungen für die standardisierte Umsetzung bei allen Beteiligten. Um den neuen Mitarbeitern den Einstieg so leicht wie möglich zu machen, ist ein professioneller und strukturierter Onboardingprozess unabdingbar, der fest im Unternehmen verankert ist. Beim Onboardingprozess gibt es normalerweise viele Beteiligte aus unterschiedlichen Bereichen (z. B. HR, Fachvorgesetzter, Teamkollegen, IT & Einkauf, Facility Management oder Projektgruppen) und jeder hat eigene Rollen und Aufgaben, um den neuen Mitarbeiter in seine zukünftigen Aufgaben einzuführen.
Allerdings sind die Prozessverantwortung und die Strukturen sind oft sehr uneinheitlich. Vermutlich ist das Onboarding bei vielen Unternehmen noch eher konventionell und uneinheitlich aufgestellt, weil häufig keine Prozessstrukturen und Standards definiert sind. Zwar sind viele Bereiche im Unternehmen in das Onboarding integriert, wie z. B. Personalentwicklung, Recruiting, Führungskraft, Team, IT, Empfang und Facility Management oder sogar das Employer Branding.
Aber nur bei 25 % der Befragten kümmert sich die Personalentwicklung oder bei 15 % das Recruiting/Talent Acquisition Team übergreifend um einen strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozess. Die Vermutung liegt nahe, dass es keinen zentral organisierten Onboarding-Prozess gibt, da bei 34 % der Befragten die Führungskraft oder bei 17 % das Team die Verantwortung für den Onboarding-Prozess trägt (s. Abbildung 5). In diesen Fällen ist es sicher nicht verwunderlich, wenn kreativere Ideen oder übergreifende Prozessstrukturen (und damit qualitativ ausgereiftere und vor allem einheitliche Onboarding-Programme) noch Mangelware sind.
Abb. 5: Verantwortung für Onboarding-Prozess häufig uneinheitlich (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023)
Beim Modellieren der Onboardingprozesse sollten zunächst die vorhandenen Prozesse im Unternehmen genau analysiert und überprüft werden:
- Was machen wir bereits?
- Was läuft gut, was nicht? Welche zusätzlichen Maßnahmen sind sinnvoll?
- Welche Beteiligten übernehmen welche Aufgaben?
- Wie prüfen wir, dass alle Prozessschritte termingerecht erfolgt sind?
- Wie können diese Maßnahmen in einen standardisierten Onboardingprozess integriert werden?
- Wie und durch wen werden Maßnahmen an den neuen Mitarbeiter kommuniziert?
HR sollte für die initiale Prozessgestaltung zuständig sein und hat somit eine Überwachungs- und Schnittstellen-Koordinationsfunktion inne. HR kümmert sich i. d. R. um administrative Dinge, die Führungskräfte sind vor allem bei der fachlichen Einarbeitung gefragt und die Kollegen/Paten sind insbesondere für die soziale Integration zuständig. Hier stecken jeweils unterschiedliche Aufgabenpakete dahinter, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu erledigen sind. Um alle Aufgaben reibungslos und rechtzeitig anzustoßen, müssen alle Integrationsmaßnahmen ineinander greifen und sorgfältig koordiniert und überwacht werden. Hier helfen klar definierte Prozesse und Strukturen.
Onboarding ganzheitlich betrachten
Ein gelungenes Mitarbeiter-Onboarding sollte immer aus verschiedenen Dimensionen und Blickwinkeln betrachtet werden: Aus der Sicht der Organisation, einer möglichen technologischen Unterstützung und aus dem Blickwinkel der Mitarbeiter. Ein interdisziplinäres Team hilft dabei, die Sicht aller Beteiligten in den Prozess zu integrieren.
Darüber hinaus sollte exzellentes Onboarding als ein lebendes, sich ständig verbesserndes Konstrukt betrachtet werden.
Feedback einholen
Führen Sie feste "Feedback-Rituale" ein, durch welche Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge der Onboardees eingeholt werden, die dann in den Prozess einfließen können. Hierfür bietet sich ein Welcome Day oder eine Onboarding-Retro z. B. zum Ende der Probezeit an – oder eine automatisierte Umfrage via App, Mail oder als Bestandteil des Mitarbeitergesprächs zum Ende der Probezeit.
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