Aus den geschilderten Einzelpunkten ergibt sich allgemein für eine Moderationsveranstaltung folgender Ablauf, den man als "Dramaturgie" bezeichnen könnte:
- Durchsprache der Zielvorgabe
- Ideensammlung zur ersten Plenumsfrage
- Bewertung der ersten Plenumsfrage
- Bilden von Kleingrupen zu verschiedenen Themenstellungen
- Überwachung der ersten Kleingruppenarbeit
- Diskussionsleitung bei der Präsentation der KG-Ergebnisse
- Festlegung der Fragestellung für die nächste Plenumsfrage
- Durchführung der zweiten Plenumsfrage
- Bewertung der zweiten Plenumsfrage
- Bilden von Kleingruppen
- Überwachung der zweiten KG-Arbeit
- Diskussionsleitung bei der Präsentation der zweiten KG-Runde
Am Ende dieser Zyklen, deren Häufigkeit von der Themenstellung und von der zur Verfügung stehenden Zeit abhängt, steht die Entwicklung einer Tätigkeitsliste, die wie folgt gestaltet werden kann:
| Lfd. Nr. | WAS ist zu tun? | WER mit wem? | Bis WANN? |
Bei der zeitlichen Steuerung ist etwa von folgenden Zeitwerten auszugehen:
| Problemformulierung: | 10 bis 20 Minuten |
| Plenumsabfrage: | 15 bis 20 Minuten |
| Bewertungsphase: | 20 bis 40 Minuten |
| Bilden von KG: | 10 bis 15 Minuten |
| KG-Arbeit: | 1 bis 2 Stunden |
| Präsentation je KG: | 10 bis 20 Minuten |
| Ausarbeitung der Folgefragen: | 1 bis 2 Stunden |
(durch Moderator und evtl. ausgewählte Teammitglieder)
5.1 Aufgaben des Moderators
Der Moderator hat die prinzipielle Aufgabe, das Team zielorientiert zu leiten und dazu zu bringen, das anstehende Problem mit eigenen Kräften zu lösen. Dazu ergeben sich für seine Vorbereitung und sein Verhalten folgende Merkmale:
- Vorbereitung der organisatorischen Maßnahmen
- Durchsprache des Problems mit dem Auftraggeber
- fachliche Grundkenntnisse über das zu behandelnde Thema
- Ausbildung und hinreichende Übung als Moderator
- Auswahl der Teilnehmer zusammen mit dem Veranstalter
- persönlich neutrales Verhalten gegenüber den Teilnehmern
- Kurzschulung der Teammitarbeiter bei ungeübten Gruppen
- Zeitkontrolle
- Ablaufkontrolle
- Methodenkontrolle
- Bereitstellung verschiedener Methoden je nach Einsatzsituation
- Überwachung der Dokumentation
- Kontrolle der Verhaltensweisen der Teammitarbeiter, insbesondere auf der Beziehungsebene
- Abfangen von Streitigkeiten und Kontroversen mit persönlichem Charakter
- Bereitstellung des gesamten Materials
- Auswahl des Raumes
5.2 Maßnahmenkatalog
Zum Abschluss einer jeden Moderation ist ein Maßnahmenkatalog erforderlich. Dieser Maßnahmenkatalog verfolgt das Ziel, die nächsten Schritte nach Ablauf der moderierten Veranstaltung eindeutig festzulegen. Es wird mit der kompletten Dokumentation des gesamten Ablaufes dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Nach Abschluss des Maßnahmenkataloges ist es dann auch möglich, ein Meinungsbild oder eine Stimmungslage durch entsprechend geeignete Verfahren auszuloten.
Auf jeden Fall sollte vermieden werden, dass eine Moderationsveranstaltung ohne einen definierten Abschluss oder Maßnahmenkatalog endet. Dies könnte den ganzen Erfolg der Sitzung gefährden.
Sicherlich wird nach einer kurzen Ausbildung nicht jeder Controller sofort ein hervorragender Moderator sein können. Selbstdisziplin, Übung, Beherrschung der Methoden und der verschiedenen Kreativitätstechniken sowie die Akzeptanz der Teamgruppe sind für ein Gelingen erforderlich.
Andererseits kann die Arbeit des Controllers gerade unter dem Gesichtspunkt der Akzeptanz durch verschiedene Abteilungen wesentlich an Wirksamkeit gewinnen, wenn er es versteht, die Moderationstechnik gezielt zur Lösung betrieblicher Probleme einzusetzen.
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