Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 5 Erkenntnisse der mitlaufenden Kalkulation konsequent nutzen

Die mitlaufende Kalkulation ist nicht nur dazu geeignet, während der Projektlaufzeit oder Auftragserledigung frühzeitig Abweichungen zu erkennen. Da sie ja die Funktion einer permanenten Nachkalkulation übernimmt, ergeben sich auch wertvolle Hinweise für die Kalkulation späterer Projekte. U.U. können auch noch während der Laufzeit eines Projektes Erkenntnisse für andere Vorhaben gewonnen werden, die sich dann noch exakter planen lassen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Beteiligten sich nach jedem Projekt noch einmal die Zeit nehmen, um gemachte Erfahrungen auszutauschen und die wichtigsten Punkte noch einmal Revue passieren zu lassen.

Folgende Fragen sollten Sie sich nach Projektende stellen und beantworten:

• War das Projekt insgesamt erfolgreich und hat es den Erwartungen (Planungen) entsprochen? Wenn nicht, warum nicht?
• Wurden die Ziele ggf. sogar übererfüllt? Was waren die Gründe hierfür? Lassen sich die Erkenntnisse bei neuen Projekten anwenden?
• Wurden die Ziele verfehlt? Was waren die Gründe hierfür? Was wurde getan, um die Abweichungen zu verringern?
• In welchen Bereichen hat es die größten Abweichungen gegeben, z. B. Erlöse, Kosten, Termine?
• Hat es eher interne (z. B. Kommunikation, Abstimmungen) oder externe (z. B. Preise, Lieferengpässe) Umsetzungsprobleme gegeben? Welche Maßnahmen waren besonders erfolgreich bzw. weniger erfolgreich? Warum?
• Welche neuen, bisher nicht gekannten Aspekte sind aufgetreten, z. B. gesetzliche Auflagen, Währungsrisiken?
• Wie sollen diese Erkenntnisse in künftigen Projekten berücksichtigt werden?
• Gibt es grundsätzliche Probleme mit der Projekterledigung und müssen ggf. Verfahrensweisen und Abläufe angepasst werden?
• Worauf muss bei der Planung künftiger Projekte besonders geachtet werden?

Praxis-Tipp

Bestehen Sie nach der offiziellen Beendigung eines Projektes darauf, dass sich alle wichtigen Beteiligten noch einmal zusammensetzen, um den Ablauf des Auftrags mit allen wichtigen Punkten noch einmal durchzugehen. Dazu gehören neben dem Projektleiter vor allem Führungskräfte oder Mitarbeiter, in deren Bereichen es Probleme gegeben hat. Da sich viele Mitarbeiter mit solchen Terminen häufig schwer tun, und sie für Zeitverschwendung und nicht notwendig halten, sollten Sie unbedingt die Initiative ergreifen. Schreiben Sie sich auf, was Sie ansprechen möchten. Erstellen Sie eine Checkliste mit den Fragen, die aus Ihrer Sicht unbedingt beantwortet werden müssen. Und weisen Sie alle darauf hin, dass der Termin das Ziel hat, Erkenntnisse für die bessere Abwicklung kommender Projekte zu erhalten. Erstellen Sie ggf. ein kurzes Protokoll der Sitzung und stellen Sie heraus, was bei Projekten künftig besser gemacht werden soll. Stellen Sie sich als Ansprechpartner zur Verfügung und bieten Sie an, aktiv bei der Gestaltung neuer Projekte mitzuarbeiten. So ist es für Sie meist am einfachsten, Unterstützung zu leisten und mit zu einem positiven Projektverlauf beizutragen.