Hat es Abweichungen gegeben, sollten diese gesondert dargestellt und untersucht werden, um den Handlungsbedarf genauer bestimmen zu können. Die Analyse sollte innerhalb des Projektes regelmäßig nach Abschluss einer Teilperiode vorgenommen werden. Auch diese Möglichkeit bietet die Datei im Arbeitsblatt "Analyse" (vgl. Abb. 9). Die Struktur des Arbeitsblattes entspricht im Aufbau dem der anderen Blätter. Für jede Position, z. B. Erlöse, Kosten, Investitionen, werden die Abweichungen als Summe über das gesamte Projekt in der Spalte D automatisch ausgewiesen. So lässt sich auf einen Blick erkennen, ob und wo es Probleme gegeben hat und wo kein oder nur geringer Handlungsbedarf besteht. In den folgenden Spalten können dann Gründe, Maßnahmen und vor allem Folgerungen für die Zukunft (Leasson´s learned) festgehalten werden, um die Planungen für die weiteren Projekte ständig verbessern zu können.
Abweichungen bei Terminen und Meilensteinen
Bei der Abweichungsanalyse werden mit Ausnahme der Abweichungen der Termine und Meilensteine alle Zahlenwerte in der Spalte D automatisch übernommen. Wenn es bei den Terminen Abweichungen gegeben hat, müssen Sie diese manuell eintragen. Wenn z. B. ein bestimmter Auslieferungstermin um 2 Tage überschritten worden ist, tragen Sie dies in die betreffende Zelle (D51-D60) ein.
Abb. 9: Analyse der größten Abweichungen
Sobald die Istdaten für ein Projekt oder einen Auftrag vorliegen, sollten Sie diese Informationen auch dazu verwenden, um Ihre weitere Unternehmensplanung, z. B. Umsätze, Kosten, Liquidität oder Investitionen, anzupassen.
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