Auftragskalkulation mit Zwischen- und Nachkalkulation / 3 Vorkalkulation

Im Kopfbereich des Arbeitsblatts Vorkalkulation tragen Sie die allgemeinen Projektdaten ein, also den Namen und die nähere Bezeichnung des Projekts, die interne Auftragsnummer sowie den Namen der Person, die für die Kalkulation und die Kontrolle verantwortlich ist (s. Abb. 2).

Abb. 2: Hier erfassen Sie die Daten für Ihre Vorkalkulation.

Für die Vorkalkulation tragen Sie die folgenden Werte ein. Alle Währungsangaben verstehen sich bei einer kaufmännischen Preiskalkulation üblicherweise netto ohne Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer.

Daten für Projektarbeiten

• Arbeitszeit: Um ein Kundenangebot zu planen, sind 2 grundsätzliche Werte von Bedeutung, über die Sie sich üblicherweise im Vorfeld einen möglichst genauen Überblick verschaffen. Es handelt sich um die geplante Arbeitszeit sowie um den Preis für den Bezug des notwendigen Materials. Tragen Sie hier die Summe der geplanten Arbeitszeiten ohne ggf. anfallende Arbeitszeiten in der Werkstatt ein.
• Wareneinkauf: Diese Summe bezieht sich auf den gesamten Wert der eingekauften Ware, die von externer Seite aus bezogen wird, also normalerweise von Ihrem Lieferanten bzw. Großhändler. Dies ist der reine Einkaufspreis netto ohne Umsatzsteuer und ohne Zuschlag für den Weiterverkauf, der später definiert wird.
• Fremdleistungen: Dies sind zugekaufte Leistungen, z. B. über einen Subunternehmer, die Sie nicht selber ausführen wollen oder können, die aber trotzdem zum fertigen Auftrag gehören. Tragen Sie auch hier nur den reinen Einkaufspreis ein, wie bei den beiden vorherigen Positionen.
• Lohnkosten separat: Der Gesamtwert für die Lohnkosten des Projekts wird automatisch errechnet. Es kann jedoch im Einzelfall vorkommen, dass weitere, auftragsspezifische Lohnkosten anfallen. Dazu zählen z. B. Auslösen, Fahrtspesen oder Übernachtungskosten. In einem solchen Fall tragen Sie diese Selbstkosten hier ein.
• Projektkosten separat: Neben den Material- und Personalkosten können auch sonstige separate Projektkosten entstehen. Bei einem Handwerksbetrieb können dies z. B. Kosten für ein Baugerüst oder sonstige Baustellenrüstkosten sein. Bei einem EDV-Unternehmen kann es sich z. B. um (externe) Planungskosten handeln, die zusätzlich anfallen. Auch hier geben Sie bitte nur die Ihnen entstehenden Einkaufskosten netto ein.
• Zuschläge: Für die Wareneinkaufskosten, Fremdleistungen, Lohnkosten separat und Projektkosten separat können Sie Zuschläge in Prozent definieren. Die errechnete Summe wird automatisch in die Spalte Umsatz eingetragen. Die Berechnungsfelder sind ebenfalls grau hinterlegt und schreibgeschützt. Tritt der Fall auf, dass Sie entstehende Kosten nicht in die Umsatzsumme einbeziehen wollen, dann geben Sie in das Feld Zuschlag den Wert -100 % ein. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die Planungskosten zwar als Selbstkosten entstehen, die Umsatz- bzw. in diesem Fall die Angebotssumme soll jedoch aus Wettbewerbsgründen bewusst niedrig gehalten werden. Ob ein voraussichtlicher Verlust entsteht, zeigt Ihnen das Feld Gewinn/Verlust.

Die Felder Lohnkosten Projekt und Gemeinkosten Projekt sind grau hinterlegt und schreibgeschützt. Die Summen errechnen sich aus den in den Stammdaten jeweils für den Projektbereich hinterlegten Werten über die Multiplikation mit den geplanten Arbeitsstunden. Ebenfalls grau hinterlegt und schreibgeschützt sind folgende Felder:

• Umsatz: Dieses Feld dient zugleich der Ermittlung des Angebotspreises. Zunächst werden die geplanten Arbeitsstunden mit dem in den Stammdaten hinterlegten Wert für den Stundenverrechnungssatz im Projektbereich multipliziert. Anschließend werden die Werte von Waren-Einkauf bis einschließlich Projektkosten separat hinzuaddiert. Diese Werte sind die Einkaufskosten zuzüglich des in der Spalte Zuschlag eingegebenen Prozentsatzes.
• EK-Gesamtkosten: Es werden alle Selbst- bzw. Einkaufskosten als kumulierter Betrag angezeigt.
• Gewinn/Verlust: Vom geplanten Umsatz werden die EK-Gesamtkosten sowie die Gemeinkosten Projekt abgezogen. Übrig bleibt entweder ein "Nullsummenspiel", bei dem lediglich alle Kosten gedeckt sind, oder es entsteht ein planerischer Gewinn oder Verlust.

Rechts neben der Spalte Umsatz sehen Sie einige Prozentangaben. Dies sind Relationsangaben in Prozent und beziehen sich alle auf den Umsatz. So beträgt z. B. in diesem Fall der geplante Gewinn einer Umsatzrendite in Höhe von 13,1 %, bezogen ausschließlich auf den reinen Projektbereich.

Bei den Gemeinkosten gibt es eine Unterscheidung hinsichtlich des Unternehmerlohns. Handelt es sich zum Beispiel um eine GmbH, wird üblicherweise der Unternehmer quasi als Angestellter seiner eigenen Firma in den Personalkosten geführt, die wiederum in die Gemeinkosten einfließen. Handelt es sich um eine Einzelfirma, ist der Unternehmerlohn seitens der Buchhaltung nicht in den Gemeinkosten enthalten und wird aus dem Gewinn ausbezahlt. Im letztgenannten Fall sollten Sie dies also entweder bei der Höhe des geplanten Gewinns berücksichtigen oder Ihren Unternehmerlohn als kalkulatorischen Wert in die Gemeinkosten...