Grundlegende Voraussetzung eines optimal organisierten betrieblichen Mahnwesens ist die ständige Überwachung der Außenstände (Debitoren). Üblicherweise wird die Debitorenüberwachung wöchentlich oder 14-tägig durchgeführt. Meistens wird eine Mahnvorschlagsliste automatisch von der Debitorenbuchhaltung ausgegeben.

Eine Mahnvorschlagsliste ist ggf. notwendig, damit vor Erstellung der Mahnliste und der eigentlichen Mahnungen auf jeden Fall kontrolliert werden kann, ob Kunden unberechtigt gemahnt werden, weil z. B. Einzelvereinbarungen mündlich getroffen und diese von der EDV nicht berücksichtigt wurden.

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