Mahnung und Mahnverfahren / 2.2 Inhalte der Rechnung

Auch bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. § 14 Abs. 4 UStG muss pedantisch beachtet werden, weil anderenfalls die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die zivilrechtliche Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Die Kunden werden immer spitzfindiger, wenn es darum geht, Gründe zu finden, Forderungen nicht sofort zahlen zu müssen.[1]

Eine richtige Rechnung enthält zwingend folgende Angaben:[2]

  • "Firmenbriefbogen" mit vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers[3],
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers[4],
  • Ausstellungsdatum[5],
  • fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)[6],
  • Menge und die Art der gelieferten Ware bzw. der Leistung[7],
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung[8]; in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung[9] sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist[10],
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt[11],
  • in den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.[12]

Folgende Angaben sind sinnvoll:

  • Bestelldatum und Kundennummer,
  • Angaben zu Verzugszinsen,
  • Zahlungs- bzw. Fälligkeitsdatum,
  • Kontonummer mit IBAN und BIC[13],
  • Ansprechpartner für Rückfragen,
  • Hinweis auf die bei Bestellung erfolgte Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts.
 
Praxis-Tipp

Besonderheiten bei elektronischer Rechnung und Gutschrift beachten

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der Rechtslage vor dem 1.7.2011 deutlich reduziert. Es können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.[14].

Stellt der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG aus, so muss diese seit 30.6.2013 zwingend die Angabe "Gutschrift" enthalten.[15] Widerspricht der Empfänger einer Gutschrift dem ihm übermittelten Abrechnungsdokument, verliert die Gutschrift die Wirkung einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung auch dann, wenn die Gutschrift den zivilrechtlichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer zutreffend ausweist. Es genügt, dass der Widerspruch eine wirksame Willenserklärung darstellt.[16]

[1] AG Waiblingen, Beschluss v. 10.11.2003, 14 C 1737/03: Der Rechnungsempfänger hat ein Zurückbehaltungsrecht, wenn der Rechnungsaussteller gegen die Verpflichtung zur Angabe der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verstößt und die Gefahr besteht, dass der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers dadurch gefährdet ist. Die Rechnung braucht dann nur in Höhe des Nettobetrags beglichen zu werden; OLG Brandenburg, Hinweisbeschluss v. 18.7.2019, 12 U 41/19: Klage auf Erteilung einer Rechnung mit Umsatzsteuerausweis; BFH, Urteil v. 14.2.2019, V R 47/16, BFH/NV 2019 S. 783: Identität von Rechnungsaussteller und leistendem Unternehmer.
[2] BMF, Schreiben v. 2.7.2012, IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003, BStBl 2012 I S. 726 zur elektronischen Rechnungsstellung, BStBl 2012 I S. 726.
[3] § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG; Abschn. 14.5. UStAE; BMF, Schreiben v. 13.9.2016, III C 2 – S 7280-a/07/10005:002; siehe aber BFH, Urteil v. 21.6.2018, V R 28/16, BFH/NV 2018 S. 1955: Eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung setzt nicht voraus, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Es reicht jede Art von Anschrift und damit auch eine Briefkastenanschrift, sofern der Unternehmer unter dieser Anschrift erreichbar ist; BMF, Schreiben. v. 7.12.2018, III C 2 – S 7280-a/07/10005:003, BStBl 2018 I S. 1401; BFH, Urteil v. 13.6.2018, XI R 20/14, BFH/NV 2018 S. 1208; BMF, Schreiben v. 13.7.2020, III C 2 – S 7280 – a/19/10001:001, BStBl 2020 I S. 644; FG Münster, Urteil v. 12.6.2019, 5 K 2404/16 U, rkr.: Versagung des Vorsteuerabzugs bei Verwendung einer Scheinadresse.
[6] § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG; FG Köln, Urteil v. 7.12.2017, 15 K 1122/16, rkr., EFG 2018 S. 375: Keine Pflicht zur Vergabe lückenlos fortlaufender Rechnungsnummern bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.

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