Lohnsteuerermäßigungsverfah... / 1.2 Ersatzbescheinigung bei falschen Meldedaten oder fehlender ID-Nummer

Ein Papierverfahren ist nach der Anwendung der elektronisch übermittelten ELStAM beim Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber aber weiterhin für den Fall vorgesehen, dass beim einzelnen Arbeitnehmer wegen fehlerhafter Meldedaten das elektronische Verfahren zu einer unzutreffenden Lohnsteuer führen würde.[1] Für diesen Fall wird auf Antrag des Arbeitnehmers wie bei der erstmaligen Arbeitsaufnahme eine "Besondere Bescheinigung" mit der für den Arbeitnehmer richtigen Steuerklasse, Kinderfreibetragszähler und Lohnsteuerfreibeträgen in Papierform zur Verfügung gestellt. Das Finanzamt muss gleichzeitig den Datenabruf für diesen Arbeitnehmer sperren, um die Anwendung der unzutreffenden ELStAM auszuschließen. Sobald die zutreffende ELStAM gebildet worden ist, z. B. durch Datenberichtung der Meldebehörde, hat das Finanzamt die Abrufsperre wieder aufzuheben.[2]

 
Wichtig

Ersatzbescheinigung bei fehlender Identifikationsnummer

Die Bildung der ELStAM ist von der Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer (ID-Nr.) abhängig. Für Arbeitnehmer ohne ID-Nr. ist eine Teilnahme am elektronischen Lohnsteuerabzugsverfahren nicht möglich. Die Zuteilung einer ID-Nr. ist seit 2020 auch für im Ausland wohnende beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer zulässig. Antragsberechtigt ist der Arbeitnehmer, der aber hierfür seinen Arbeitgeber bevollmächtigen kann. Auch für diesen Personenkreis hat der Arbeitgeber ab 2021 die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden. Für Grenzpendler (unbeschränkt Steuerpflichtige nach § 1 Abs. 3 EStG) sowie beschränkt Steuerpflichtige mit Lohnsteuerfreibeträgen bleibt jedoch das Papierverfahren für ein weiteres Jahr erhalten. Das Finanzamt erteilt dem Arbeitnehmer auf Antrag eine "Besondere Lohnsteuerbescheinigung" mit den maßgebenden Besteuerungsmerkmalen (Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetragszähler, Freibeträge). Die Ersatzbescheinigung wird arbeitnehmerbezogen für das Kalenderjahr 2021 ausgestellt. Sie ist im Falle eines Arbeitgeberwechsels zurückzugeben, damit der Arbeitnehmer diese für Zwecke des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen kann. Ohne Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug hat der Arbeitgeber die Steuerklasse VI anzuwenden.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für die Dauer von 3 Monaten die Lohnsteuerabzugsmerkmale "auf Zuruf" des Arbeitnehmers, also ohne elektronischen Abruf, anzuwenden.[3] Die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale können aus Billigkeitsgründen für einen 3-Monatszeitraum auch dann vom Arbeitgeber der Lohnabrechnung zugrunde gelegt werden, wenn eine unzutreffende ELStAM übermittelt wird, etwa weil die fehlende Ehegattenverknüpfung zu einer falschen Steuerklassenkombination führt.[4] Damit werden die Nachteile der Steuerklasse VI vermieden.[5]

 
Hinweis

Lohnsteuerabzug ohne ELStAM für maximal 3 Monate

Der Gesetzgeber schafft mit der 3-Monatsfrist ein zeitlich befristetes Ersatzverfahren, solange die Bereitstellung der zutreffenden Steuerklasse durch die elektronische Lohnsteuerkarte nicht funktioniert. Nur wenn im Rahmen der 3-Monatsfrist die korrekte ELStAM nicht abgerufen werden kann, ist der Lohnsteuerabzug rückwirkend nach der Steuerklasse VI durchzuführen. Sobald dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM-Daten für den Arbeitnehmer vorliegen, ist der Lohnsteuerabzug für die vorangegangenen Kalendermonate zu überprüfen und ggf. rückwirkend zu korrigieren. Die zu viel oder zu wenig erhobene Lohnsteuer ist mit der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen. Im Übrigen sind die Regelungen des § 41c EStG (Anzeigepflicht bei zu wenig einbehaltener Lohnsteuer) zu beachten.

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