Unverändert ist die Pauschalierungsmöglichkeit für steuerpflichtige Verpflegungszuschüsse. Hat der Arbeitgeber nach den arbeitsrechtlichen Vereinbarungen höhere Reisekostensätze zu zahlen als dies lohnsteuerlich zulässig ist, besteht weiterhin die Möglichkeit, die Lohnsteuer für die übersteigenden Beträge mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zu übernehmen, soweit der Arbeitgebersatz die dem Arbeitnehmer jeweils zustehende steuerfreie Pauschale um nicht mehr als 100 % übersteigt.[1] Für Tage, an denen die 8-Stundengrenze nicht erreicht wird oder die 3-Monatsfrist abgelaufen ist, scheidet diese Möglichkeit der Pauschalbesteuerung aus. Die pauschale Lohnsteuer hat gleichzeitig den Vorteil, dass auch hinsichtlich des steuerpflichtigen Teils der Reisekostenersatzleistung Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung eintritt. Allerdings ist die Pauschalbesteuerung von Reisekostenvergütungen nur für den Bereich der Verpflegung zulässig und auch dort auf bestimmte Höchstbeträge begrenzt. Zulässig ist die Anwendung des festen Steuersatzes von 25 % insoweit, als der steuerpflichtige Teil der Verpflegungskostenvergütung nicht höher ist als die sich aufgrund der Reisedauer ergebende steuerfreie Verpflegungspauschale.
Seit 2020 betragen die Inlandspauschbeträge 14 bzw. 28 EUR.[2] Insgesamt kann der Arbeitgeber bis zu folgenden Beträgen Verpflegungsspesen ersetzen, ohne dass beim Arbeitnehmer hierfür Abgaben anfallen:
| Abwesenheit | Steuerfrei | ||||
| bis 2023 | bis 2023 | ||||
| a) | bis 8 Stunden | a) | 0 EUR | ||
| b) | mehr als 8 Stunden | b) | 14 EUR | ||
| c) | An-/Abreisetage | c) | 14 EUR | ||
| d) | ab 24 Stunden | d) | 28 EUR | ||
| 25 % Pauschalsteuer | Insgesamt | ||||
| a) | 0 EUR | a) | 0 EUR | ||
| b) | 14 EUR | b) | 28 EUR | ||
| c) | 14 EUR | c) | 28 EUR | ||
| d) | 28 EUR | d) | 56 EUR | ||
Tab. 1: Steuerfreie Verpflegungsspesen
Bei der Berechnung des möglichen Pauschalierungsbetrags bleibt die Kürzungsregelung für unentgeltlich gewährte Mahlzeiten durch den Arbeitgeber[3] aus Vereinfachungsgründen außer Ansatz. Während normalerweise der steuerfreie und der pauschalierungsfähige Betrag des Verpflegungszuschusses identisch sind, können diese in Fällen der Arbeitgeberbewirtung voneinander abweichen.[4] Für die Steuerfreiheit ist die Verpflegungspauschale von 14 EUR bzw. 28 EUR und das Auslandstagegeld zu kürzen, während für die Pauschalbesteuerung die Verpflegungspauschale in voller Höhe zur Verfügung steht.[5]
Pauschalbesteuerung steuerpflichtiger Verpflegungsspesen
Ein Arbeitgeber gewährt aufgrund tarifvertraglicher Regelungen bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden Abwesenheit die steuerfreie und pauschalbesteuerte Verpflegungspauschale. Am 20.1.2023 fährt ein Mitarbeiter zu einem eintägigen Fachseminar nach Frankfurt (Abwesenheitszeit 10 Stunden). In den von der Firma getragenen Seminargebühren von 300 EUR ist eine Mittagsmahlzeit (Gesamtwert 40 EUR) enthalten.
Der Spesensatz von 28 EUR ist dem Grundsatz nach i. H. d. Verpflegungspauschale für eintägige Dienstreisen steuerfrei. Der Pauschbetrag von 14 EUR muss aber als Folge der unentgeltlichen Verpflegung um 11,20 EUR (= 40 % von 28 EUR) gekürzt werden. Der Arbeitgeber darf damit für den Seminartag von den Verpflegungsspesen nur 2,80 EUR steuerfrei erstatten. Der verbleibende steuerpflichtige Teil der Tagesspesen von 25,20 EUR kann in Höhe der ungekürzten Verpflegungspauschale von 14 EUR pauschal versteuert werden. Die restlichen 11,20 EUR unterliegen dem Lohnsteuerabzug nach allgemeinen Grundsätzen.
S. Reisekosten.
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