Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss schriftlich oder elektronisch angeordnet werden.[1] Hierzu übersendet das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung.
Inhalt der Prüfungsanordnung
In der Prüfungsanordnung sind der Prüfungszeitraum (i. d. R. die letzten 3 Jahre) und der Umfang der Prüfung (die zu prüfenden Steuern) genannt. Außerdem sind dem Arbeitgeber zusammen mit der Prüfungsanordnung der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.[2] Welche Frist angemessen ist, hängt im Einzelfall davon ab, innerhalb welcher Zeit dem Arbeitgeber zuzumuten ist, sich auf die Prüfung einzustellen und die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen zu treffen. In der Regel ist eine Frist von 14 Tagen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann auf die Einhaltung der Frist verzichten.
Vorabanforderung von Unterlagen – Mitteilung von Prüfungsschwerpunkten
Um eine effektivere und schnellere Prüfung zu gewährleisten, kann das Finanzamt seit 2023 bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung die Vorlage von aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.[3] Nach Vorlage der Unterlagen soll das Finanzamt dem Arbeitgeber beabsichtigte Prüfungsschwerpunkte der angekündigten Lohnsteuer-Außenprüfung mitteilen (Ermessensentscheidung), damit sich dieser auf die Prüfung vorbereiten kann. Die Angabe von Prüfungsschwerpunkten ist nicht mit einer sachlichen Einschränkung der Lohnsteuer-Außenprüfung verbunden. Auch wenn Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden, ist der Prüfer nicht gehindert, andere Sachverhalte zum Gegenstand der Lohnsteuerprüfung zu machen.[4]
Prüfungsbeginn kann verschoben werden
Auf Antrag des Arbeitgebers wird der Prüfungsbeginn auf einen anderen Zeitpunkt verlegt, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden, z. B. Erkrankung des Arbeitgebers, seines für Auskünfte erforderlichen Steuerberaters oder maßgeblichen Mitarbeiters, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt. In der Praxis wird der Prüfungsbeginn formlos (z. B. telefonisch) zwischen dem Prüfer und dem Arbeitgeber abgestimmt.
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