Lohn- und Gehaltskonto / 2.2 Aufzeichnungen im Lohnkonto

Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto Folgendes aufzuzeichnen:

1. der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;
2. der Großbuchstaben U bei Wegfall des Arbeitslohns für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage;
3. der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen – unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts;
4. steuerfreie Bezüge, unabhängig von der Höhe (außer von dritter Seite gewährte Trinkgelder sowie steuerfreie Fahrradüberlassung an Arbeitnehmer); das Betriebsstättenfinanzamt kann zulassen, dass auch andere steuerfreie Bezüge nicht angegeben werden, wenn es sich um Fälle von geringer Bedeutung handelt oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist;
5. Bezüge, die nach einem Doppelbesteuerungsabkommen steuerfrei gestellt sind und sonstige steuerfreie Bezüge mit Progressionsvorbehalt (u. a. Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld);
6. begünstigte außerordentliche Einkünfte nach § 34 ff. EStG, z. B. Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten;
7. das Vorliegen der Voraussetzungen für den Förderbetrag nach § 100 EStG;
8. pauschal versteuerte Bezüge nach §§ 40 bis 40b EStG, z. B. im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung.

Pauschal versteuerte Bezüge nach § 40 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 EStG – z. B. für Betriebsveranstaltungen – dürfen auf einem Lohnsammelkonto erfasst werden. Das Sammelkonto muss die folgenden Angaben enthalten: Tag der Zahlung, Zahl der bedachten Arbeitnehmer, Summe der insgesamt gezahlten Bezüge, Höhe der Lohnsteuer.

Daneben ist insbesondere bei Aushilfen auf ordnungsmäßige Zahlungsbelege zu achten.

Der Arbeitgeber ist weiterhin verpflichtet, Aufzeichnungen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung im Lohnkonto zu führen.