Leistungsorientierte Gemeinkostenverrechnung im Service ... / 2.2.2 Erste Erhebungsphase – Aufschreibphase

Abb. 4: Erhebungsbogen zur Grobauflistung der Tätigkeiten über eine Woche

Selbsterfassung durch Mitarbeiter

In dieser Phase waren die Mitarbeiter selbst aufgerufen, über einen Zeitraum von 4 Wochen ihre Tätigkeiten "grob" aufzuschreiben. Eine Vorlage auf Wochenbasis mit der Auflistung der wesentlichen Tätigkeiten diente als Hilfsmittel und sollte täglich ausgefüllt werden (s. Abb. 4). Dabei sollte die Zeit so verteilt werden, dass die Aufsummierung der einzelnen Zeitwerte je Tätigkeit der täglichen Arbeitszeit entspricht. Neben den wertschöpfenden Tätigkeiten (s. Abb. 4, Punkte 1 bis 4, sowie 7 bis 9), wie Belege buchen und Bearbeitung von debitorischen Kreditoren (Forderungen gegenüber Lieferanten z. B. aus Warenretouren), war der Punkt "Kommunikation" aufgeführt – unterteilt in "eigene Anfragen intern/extern" und "Anfragen von Kunden und Lieferanten". Zeiten, die nicht in die vorab genannten Kategorien fallen, z. B. Teilnahme an Mitarbeiterinformationsveranstaltungen sollten in den Punkt "Sonstiges" geschrieben werden. Diese beiden Komplexe wurden zunächst als "nicht messbare Tätigkeit" definiert. Sie sollen später einen Anhaltspunkt darüber geben, welchen Anteil der sog. Strukturkostenblock hat.

Erkenntnisse der ersten Erhebung

Die Auswertung der Aufschreibphase bestand zunächst in der Zusammenführung der zahlreichen durch die Mitarbeiter erstellten Erhebungsbögen. Dabei wurden zum einen die Auswertungen auf Wochenbasis kumuliert, zum anderen nach Tätigkeiten. Diese Ergebnisse stellten eine Grobdarstellung der Zeiten dar und dienten zum späteren Abgleich mit den in Phase Zwei aufgenommenen Prozesszeiten. Neben der Darstellung der Zeiten aus den Grobprozessen gibt diese Phase Aufschluss darüber, wie hoch der Anteil an nicht messbaren Tätigkeiten ist. Das war möglich, weil der Anteil an Kommunikation und sonstigen Tätigkeiten in dieser Phase stundengenau aufgenommen wurde. Die Erkenntnis über den Anteil an nicht messbaren Tätigkeiten sollte sich später als besonders bedeutsam erweisen.