Grundsätzlich erhält die Kostenrechnung ihre Daten aus der Finanzbuchhaltung. Dabei gehen einige Informationen über die Entstehung der Kosten verloren. Nicht immer kann der Kostenrechner sofort die richtigen Schlüsse aus den aufgelaufenen Kosten ziehen. Das gilt insbesondere auch für Leerkosten, die durch Buchungen z. B. von Rückstellungen im externen Rechnungswesen entstehen, im internen Rechnungswesen aber nicht mehr richtig zugerechnet werden können.

Es geht hierbei um Rückstellungen, die für die periodengerechte Zuordnung von Kosten gebildet werden und die einen Bezug, direkt oder indirekt, zur Beschäftigung haben. Eine solche Rückstellung ist z. B. die für Garantiekosten. In der Regel wird sie jährlich gemacht für die Kosten, die durch die Garantieverpflichtung der Produktion aus dem abgelaufenen Jahr zukünftig entstehen werden. Um die Kosten auch monatlich zu berücksichtigen, wird meist ein monatlich gleicher Betrag gebucht und am Jahresende angepasst. Sinkt der Umsatz, wird die Anpassung negativ sein, da im Laufe der Monate zu viel zurückgestellt wurde. Im Laufe des Jahres werden also Leerkosten ausgewiesen, die keine sind.

Je nach individueller Kostenstruktur kann es weitere Rückstellungen geben, die zu Leerkosten führen, die nur durch deren finanztechnische Behandlung entstehen. Beispiele sind u. a. Rückstellung für Reparaturen, die aufgrund niedriger Belastung auch in geringerem Umfang anfallen, oder Rückstellungen für Boni, die wegen des Umsatzrückganges nicht mehr an die Kundschaft ausgeschüttet werden müssen.

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