Bei einer kurzfristigen Beschäftigung im Sinne des § 40 a Abs. 1 EStG hat der Unternehmer die Wahl. Er darf die Lohnsteuer
- nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen seines Arbeitnehmers abrechnen oder
- pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (die pauschale Besteuerung mit 2 % oder 20 % gilt nur für Minijobs im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 oder § 8 a SGB IV, nicht aber für kurzfristig Beschäftigte).
Um die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln zu können, müssen gemäß § 40a Abs. 1 EStG 3 Voraussetzungen erfüllt sein.
5.1 Gelegentliche Beschäftigung des Arbeitnehmers
Steuerlich ist nur eine Tätigkeit, die ein Arbeitnehmer gelegentlich ausübt, eine kurzfristige Tätigkeit. D. h., die Tätigkeit darf sich wiederholen, aber nicht regelmäßig wiederkehren bzw. nicht bereits von vornherein vereinbart sein. Steuerlich kommt es somit nicht darauf an, wie oft der Unternehmer eine Aushilfskraft im Laufe eines Jahres tatsächlich beschäftigt.
Feste Vereinbarungen sind schädlich
Alternative 1: Ein Gartenbauunternehmen benötigt gelegentlich – abhängig von der Auftrags- und Wetterlage – Aushilfskräfte. Das Unternehmen hat eine Kontaktliste mit Personen, auf die es bei Bedarf zurückgreifen kann. Beim jeweiligen Einsatz der Aushilfskräfte handelt es sich um eine kurzfristige Beschäftigung, weil das Unternehmen keine festen Vereinbarungen getroffen hat, die eine Wiederholung vorsehen.
Alternative 2: Der Unternehmer hat eine Buchhaltungskraft, die regelmäßig am Ende eines Monats 3 Tage bei ihm tätig wird. Es handelt sich steuerlich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung, weil die Tätigkeit regelmäßig und nicht nur gelegentlich ausgeübt wird.
5.2 Maximale Dauer: 18 zusammenhängende Arbeitstage
Die kurzfristige Beschäftigung darf sich nicht über mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage erstrecken. Arbeitsfreie Sonn- und Feiertage, Samstage und unbezahlte Krankheits- und Urlaubstage werden bei der Berechnung nicht einbezogen.
Mehrfache kurzfristige Beschäftigung desselben Arbeitnehmers
Die Aushilfstätigkeit beginnt am Dienstag, dem 1.4. Sie kann bis zum 28.4. dauern, weil die arbeitsfreien Wochenenden und die Osterfeiertage nicht mitzählen.
Tage, für die der Unternehmer Arbeitslohn wegen Urlaub, Krankheit oder gesetzlicher Feiertage fortzahlt, werden bei der 18-Tage-Frist allerdings mitgerechnet. Wenn es sich um gelegentliche Beschäftigungen handelt, kann der Unternehmer denselben Arbeitnehmer mehrfach kurzfristig beschäftigen. Der jeweilige Zeitraum darf dann nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage umfassen.
5.3 Verdienstgrenze: Welche Werte nicht überschritten werden dürfen
5.3.1 Verdienstgrenze pro Arbeitstag 150 EUR ab 2023
Die Vergütung pro Arbeitstag darf im Durchschnitt nicht höher als 150 EUR sein. Der Betrag wurde mit Wirkung vom 1.1.2023 von 120 EUR auf 150 EUR angehoben. Es handelt sich also um einen Durchschnittsbetrag, der aus dem Gesamtlohn und der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage zu ermitteln ist. Vorsicht! Die pauschale Besteuerung ist gefährdet, wenn der Durchschnittswert durch Sonderzahlungen, wie z. B. durch Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, überschritten wird.
Steuerfreie Vergütungen werden nicht einbezogen
Steuerfreie Vergütungen, wie z. B. Reisekosten, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, werden bei der Ermittlung der 150-EUR-Grenze nicht einbezogen.
Ein Arbeitstag ist grundsätzlich der Kalendertag. Ein Arbeitstag kann aber auch eine Nachtschicht sein, die sich auf 2 Kalendertage erstreckt, z. B. die Nachtschicht eines Taxifahrers.
Die 150-EUR-Grenze kann überschritten werden, wenn die Beschäftigung zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt erforderlich geworden ist. Der Einsatz von Aushilfskräften ist als unvorhersehbar anzusehen, wenn er entgegen dem vorhersehbaren Bedarf sofort erforderlich wird, z. B. wegen eines starken Besucherandrangs bei schönem Wetter in einem Biergarten.
Steht der Einsatzzeitpunkt von Aushilfskräften bereits seit längerer Zeit fest, z. B. bei Volksfesten oder Messen, handelt es sich nicht um eine Beschäftigung zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt, sodass die 150-EUR-Grenze zu beachten ist.
5.3.2 Verdienstgrenze maximal 19 EUR
Der Stundenlohn muss 2023 mind. 12,00 EUR betragen (Mindestlohn) und darf nicht höher als 19 EUR sein und zwar auch dann, wenn die Beschäftigung zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt erforderlich wird. Maßgebend sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Steuerfreie Vergütungen werden auch bei der 19-EUR-Grenze nicht einbezogen.
Beim Stundenlohn ist auf eine Zeitstunde mit 60 Minuten abzustellen. Zahlt der Unternehmer den Arbeitslohn für eine kürzere Zeit, z. B. für 45 Minuten, muss er den Stundenlohn umrechnen.
Der Stundenlohn darf die 19-EUR-Grenze nicht überschreiten
Ein Unternehmer betreibt eine Sprachschule und zahlt einem Aushilfslehrer für eine Unterrichtsstunde von 45 Minuten 15 EUR. Der Stundenlohn beträgt dann (15 : 45 × 60 =) 20 EUR. Der Unternehmer darf die Lohnsteuer nicht pauschal berechnen.
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