Die Kostenplanung ist eine Voraussetzung für die effektive Budgetkontrolle. Die vereinbarten Kostenbudgets sind Teil der Kostenplanung. Diese werden in regelmäßigen Abständen, zumeist monatlich, mit den Istwerten verglichen. Aus den Abweichungen werden entsprechende Reaktionen abgeleitet. Damit die Budgetkontrolle korrekt durchgeführt werden kann, muss die Planung der Kosten auf der gleichen Basis beruhen wie später die Erfassung der Istkosten. Diese Übereinstimmung ist für verschiedene Parameter notwendig:

Maßstab

Die Plan- und die Istkosten müssen den gleichen Maßstab haben. Preise sind in Fremdwährung oder Euro zu planen und zu erfassen, Mengen mit den gleichen Mengeneinheiten (Arbeitsminuten, kg, Stück etc.).

Zeitbezug

Plan- und Istkosten müssen für den gleichen Zeitraum gelten. Dazu werden die Plankosten meist für einen großen Zeitraum (z. B. ein Jahr) ermittelt, der in kleinere Einheiten (z. B. einen Monat) unterteilt wird.

Sachliche Übereinstimmung

Die bei der Budgetkontrolle miteinander zu vergleichenden Beträge müssen sich auf den gleichen Vorgang beziehen. Vor allem bei vorhandenen Abhängigkeiten (z. B. von der Produktion) müssen sowohl in der Planung als auch bei der Kostenerfassung die gleichen Bezugsgrößen (z. B. Maschinenstunden) benutzt werden.

Verantwortungsbereich

Selbstverständlich kann für den verantwortlichen Kostenstellenleiter nur dann eine sinnvolle Aussage getroffen werden, wenn die Plankosten für den gleichen Verantwortungsbereich, für die gleiche Kostenstelle oder den gleichen Kostenträger berechnet wurden wie die bei der Kostenerfassung zugrunde gelegten Beträge.

 
Praxis-Beispiel

Plankosten mit den Istwerten vergleichen, um die Realisierbarkeit der vorgesehen Aussagen zu prüfen

Prüfen Sie vor der Kostenplanung, ob die vorgesehenen Aussagen beim Vergleich der Plankosten mit den Istwerten auch realisiert werden können. Es kommt immer wieder vor, dass eine detaillierte Planung aufgebaut wird, die dann bei der Kostenerfassung zu unüberwindbaren Problemen führt. So ist die Planung der Energiekosten für eine einzelne Maschine dann nicht sinnvoll, wenn es keine Möglichkeit gibt, den Verbrauch an der Maschine zu messen. Eine Schätzung der Istkosten ohne zwingende Abhängigkeiten bei detaillierter Kostenplanung gibt den Ergebnissen der Analyse den Anschein einer Genauigkeit, die real nicht vorhanden ist.

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