Kosten / 4 Wie lassen sich Kosten abgrenzen?

Die Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst und auf die dort eingerichteten Konten verbucht. Die Abläufe in dieser Abteilung sind vor allem von den rechtlichen Vorschriften bestimmt. Bereits diese verlangen, dass nur die Kosten der aktuellen Periode den in diesem Zeitraum erzielten Erträgen gegenübergestellt werden. In vielen Fällen wird es notwendig, die Kosten zeitlich zu unterteilen, um eine gerechte Zuordnung zu erreichen.

4.1 Zeitliche Abgrenzung

Kosten entstehen aufgrund von Vereinbarungen, die sich oft nicht an die Einteilung der Abrechnungsperioden des Unternehmens halten. So werden z. B. Versicherungsbeiträge oft für ein Kalenderjahr erhoben. Ist das Geschäftsjahr des Unternehmens nicht das Kalenderjahr, entsteht eine Diskrepanz. Betrifft ein Teil der entstandenen Versicherungskosten bereits das nächste Geschäftsjahr, so ist dieser Teil zu berechnen und korrekt zuzuordnen. Dies wird über die Rechnungsabgrenzung erreicht. Gleiches gilt, wenn zwar Kalenderjahr und Geschäftsjahr übereinstimmen, aber die Versicherungsprämie für einen abweichenden Zeitraum (z. B. Oktober – September) bezahlt wird.

Betreffen die Kosten eine vergangene Periode, so dürfen sie ebenfalls nicht das laufende Geschäftsjahr belasten. Sind Kosten, die zur abgelaufenen Periode gehören zu erwarten, aber noch nicht genau bekannt, bevor diese buchungstechnisch abgeschlossen wird, so müssen Rückstellungen gebildet werden. Wurden Kosten nicht erwartet und ist keine Rückstellung vorhanden, ist es nicht mehr möglich, eine abgeschlossene Periode zu verändern. Es erfolgt eine Verbuchung als außerordentlicher Aufwand, der das Unternehmensergebnis der laufenden Periode jedoch nicht das Betriebsergebnis schmälert.

4.2 Sachliche Abgrenzung

Die sachliche Abgrenzung sorgt dafür, dass die Kosten den richtigen Sachverhalten zugeordnet werden. Die wichtigste Abgrenzung findet bei der Unterscheidung von neutralen Aufwendungen und Kosten bereits statt. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist es, die Kosten der richtigen Kostenart zuzuordnen. In der Kostenrechnung wird die sachliche Abgrenzung in Form von Korrekturen durch kalkulatorische Kostenarten durchgeführt. Auch die Zuordnung der Kosten zu Kostenstellen und Kostenträgern ist eine Form der sachlichen Abgrenzung.