Kommunikationskosten / 5 Können Videokonferenzen Vor-Ort-Besprechungen ersetzen?

Besteht die Möglichkeit, sich zwischen einer konventionellen Besprechung, bei der alle Teilnehmer an einen Ort anreisen, und einer Videokonferenz zu entscheiden, sollte ebenfalls eine grundsätzliche Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt werden. Video-Conferencing ist i. d. R. über das Internet über z. B.  Adobe, Zoom oder bei kleineren Veranstaltungen einfach Skype o. ä. Medien) meist ohne größere Kosten mithilfe von Notebooks oder anderen mobilen Endgeräten möglich. Professionelle Lösungen für standortübergreifende Video-Konferenzen für bis zu 100 Teilnehmer gibt es schon für weniger als 50 EUR pro Monat.

Praxis-Beispiel

Kostenvergleich Videokonferenz – Besprechung vor Ort

Die Geschäftsleitung eines Unternehmens möchte wissen, ob und welche grundlegenden Kostenvorteile Videokonferenzen gegenüber Besprechungen vor Ort haben, und beauftragt das Controlling, eine Vergleichsrechnung vorzunehmen. Folgende Annahmen werden getroffen (alle Zahlen Nettowerte):

• Es werden drei Räume mit einem professionellen Kompaktsystem benötigt, Anschaffungskosten 5.000 EUR je Raum, Nutzungsdauer 5 Jahre, Zinssatz 5 % auf den halben Anschaffungswert, monatliche Kosten, z. B. für Verbindungen, Service usw. 400 EUR.
• Jährlich werden 26 Sitzungen abgehalten.
• Die Konferenzen finden werktags statt und dauern im Schnitt 5 Stunden.
• Je 4 Beschäftigte aus 3 verschiedenen Niederlassungen nehmen teil.
• Anreise jeweils mit 2 Pkw, Abrechnung 30 ct/km für 600 km/Besprechung.
• Es fallen je Besprechung Übernachtungen für 8 Personen an.
• Bewirtungs- und Raumkosten bleiben unberücksichtigt, da unterstellt wird, dass sie in beiden Fällen gleich hoch ausfallen.
• Die Personalaufwendungen für die Besprechung sind in beiden Fällen gleich und werden, soweit es sich nicht um Zeiten für An- und Abreise handelt, nicht in die Vergleichsrechnung einbezogen.

Zeitraum 1 Jahr mit 26 Konferenzen	Videokonferenz	Besprechung
Laufende Kosten Monat 400 EUR	4.800,00	0
Kosten für Hard- und Software (Kompaktsystem) (AfA 15.000 / 5 = 3.000 EUR/Jahr, Zinsen 5 % auf 7.500 EUR = 375 EUR)	3.375	0,00
Fahrtkosten (insgesamt 600 km/Konferenz)	0,00	4.680,00
Übernachtungskosten (8 Personen, 100 EUR/je Konferenz)	0,00	20.800,00
Zusätzliche Personalkosten (Fahrtzeit 4 Std., 80 EUR/Person/Konferenz)	0,00	66.560,00
Summe Kosten	8.175,00	92.040,00

Tab. 3: Kostenvergleich Videokonferenz/Besprechungen vor Ort

Praxis-Tipp

Häufigkeit bestimmt die Rentabilität

Je weniger Videokonferenzen Sie abhalten, desto weniger lohnt die Anschaffung teurer Geräte und Software. Eine Alternative sind virtuelle Konferenzsystemen, für oft sogar kostenfrei angeboten werden. Andere Anbieter verlangen monatlich ab ca. 50 EUR pro Unternehmen. Derartige Lösungen sind gut geeignet, um erst einmal auszuprobieren, ob Videokonferenzen für Mitarbeiter oder Geschäftspartner praktikabel sind. Immer noch ist es häufig so, dass viele Menschen trotz guter Technik mit dem Angebot nicht gut zurechtkommen. Zudem sollten Sie darauf achten, dass sich die Teilnehmer vor der ersten Konferenz zumindest einmal gesehen haben und dass Sie wenigstens ab und zu persönlich treffen.