Kennzahlen zur wirksamen Projektsteuerung / 2.7 Tipps für die Anwendung der Earned-Value-Analyse

• Projekt sorgfältig bis auf die Ebene der Arbeitspakete planen (mindestens 60 Arbeitspakete).^[1]
• Sind die Arbeitspakete sehr klein, so ist der Aufwand für die Datenerfassung hoch. Dagegen kann bei zu grober Definition die Leistung nicht mit genügender Genauigkeit gemessen werden. Als Orientierung für die optimale Dauer eines Arbeitspakets kann der Zyklus der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ja die wichtigsten Kostendaten liefert, herangezogen werden. I. d. R. dürfte daher eine Arbeitspaketdauer von ca. einem Monat günstig sein.
• Arbeitspakete mit nicht messbarer Leistung (Projektmanagement, Projektcontrolling) nicht einbeziehen.
• Fremdleistungen in eigenen Arbeitspaketen planen.
• Fortschrittsgrad der Arbeitspakete regelmäßig erfassen.
• Um die Sollkosten (EV) zu ermitteln, muss der Projektfortschritt bekannt sein. Hilfreich sind dafür regelmäßige (wöchentliche) Rückmeldungen der Projektmitarbeiter.
• Zusätzlich sollte man den Projektfortschritt nach einer der Methoden, die in Abschnitt 2.1 behandelt wurden, schätzen.
• Angefallene Kosten im Sinne der Kostenrechnung für die richtige Periode verbuchen.
• Dies bedeutet z. B. bei der Beschaffung von Material, dass nicht der Zeitpunkt des Kaufs oder der Bezahlung maßgebend ist, sondern der Verbrauch im Projekt. Sollte eine exakte Verbuchung nicht möglich sein, so bietet es sich an, die Kosten für Material und Arbeit im Ist, Soll und Plan differenziert auszuweisen. So erkennt man z. B. Sondereffekte aus großen Materialeinkäufen zu Beginn eines Projekts.^[2] Außerdem ist das Problem der zeitlich verzögerten Verbuchung von Materialkosten weniger relevant.^[3]
• Kosten mithilfe der geleisteten Stunden grob abschätzen.
• In manchen Unternehmen liegen keine aktuellen Istkosten vor. In diesem Fall bietet es sich an, wenigstens die verbrauchten Arbeitsstunden zu erfassen. Multipliziert man diese Größe mit dem Stundensatz, am besten differenziert nach der Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter, so erhält man einen Anhaltspunkt für die wahrscheinliche Höhe der aufgelaufenen Kosten. Im Übrigen ist es auch möglich, für die Earned-Value-Analyse anstelle von Kostenwerten nur den Aufwand in Personenstunden im Ist, Soll und Plan zu verwenden.

[1] Brandon, 1998, S. 113.

[2] Boche/Hanisch, 2009, S. 146.

[3] Wanner, 2013, S. 158 ff.