Kennzahlen zur Messung und Optimierung des Wertbeitrags ... / 5 Einkaufsreporting und Erfolgsmessung

Um die Kennzahlen zu messen und zu kommunizieren, ist ein aussagefähiges Einkaufsreporting von außerordentlicher Bedeutung. Dabei sind vor allem folgende Kriterien ausschlaggebend:

• Aufbau auf der strategischen Ausrichtung des Einkaufs und Widerspiegelung der wesentlichen Werttreiber des Einkaufs,
• Ausrichtung an den im Strategieprozess festgelegten Kennzahlen und Beinhaltung aller im Rahmen der operativen Planung budgetierten Werte,
• Konzentration und Durchgängigkeit auf allen Hierarchieebenen,
• Aufzeigen von Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen und
• Berücksichtigung der verschiedenen Berichtsbedürfnisse in Bezug auf Inhalt und Berichtsart der Berichtsempfänger.^[1]

[1] Vgl. Horváth & Partners, Organisation des Einkaufscontrollings, 2014.

5.1 Kennzahlenübersichten

Das Management erhält das Einkaufsreporting neben einer Vielzahl anderer Managementberichte. Andere Berichtsempfänger wie z. B. die Produktion bekommen die Information über die Abweichungen bei den Produktkosten im Vergleich zu den geplanten Standardherstellkosten. Dabei kann es sowohl Produktionseffekte geben, für die die Produktion verantwortlich ist, als auch andere Effekte, wie die durch den Einkauf verursachte Einsatzpreisabweichung beim Material. Der Einkauf hingegen erhält alle von ihm beeinflussten steuerungsrelevanten Kennzahlen wie z. B.

• Entwicklung des Einkaufsvolumens in Summe und bezogen auf Materialgruppen,
• Entwicklung des Einkaufsindex des aktuellen Jahres im Vergleich zu den Planpreisen und Vorjahrespreisen,
• Entwicklung des Preisindex der wesentlichen Rohstoffe, die vergleichbar sind mit den von dem Unternehmen bezogenen Rohstoffen,
• Verhandlungsergebnisse des Einkaufs, unterteilt nach Material und Investitionsgütern,
• Übersicht über die Maßnahmen entsprechend der Härtegrad-Logik,
• Entwicklung des Skontoertrags,
• Funktionsbereichskosten des Einkaufs kumuliert und im Vergleich zum Plan und Vorjahr und
• Entwicklung der vom Einkauf beeinflussten Bestände.

Das Einkaufsreporting wird meistens vergangenheitsorientiert über einen festgelegten Berichtszyklus sowie automatisiert/softwarebasiert erstellt.

5.2 Maßnahmenübersichten und Prognosen

Die Maßnahmenübersicht dagegen ist zukunftsbasiert und gibt eine Übersicht über den Stand der zu bearbeitenden Maßnahmen. Dabei ist es wichtig, dass die Maßnahmen quantifiziert und zeitlich terminiert sind, damit in jedem Maßnahmenbericht der aktuelle Stand der Maßnahmen verfolgt werden kann. Es ist wichtig, dass die definierten Maßnahmen mit der Härtegrad-Logik auch im Istreporting entsprechend nachgehalten werden, um zu sehen, ob der Plan erreicht werden kann und wie hoch die Ergebniswirksamkeit der Maßnahmen ist. Diese sollten im Rahmen einer monatlichen Prognose überprüft werden. Ggf. sind Maßnahmen, die nicht mehr realisiert werden können, zu eliminieren und durch neue zu ergänzen. Ziel muss dabei sein, den festgelegten Plan weiterhin zu erreichen.

Ebenfalls Bestandteil eines zukunftsbasierten Reportings ist die Prognose. Diese sollte am besten monatlich durchgeführt werden, auf Basis der aktuell aufgelaufenen Istmonate. Dabei sollte es vor allem eine Einschätzung über das materialgruppenbezogene Einkaufsvolumen mit der Entwicklung der zukünftigen Einkaufspreise geben, über den Skontoertrag, über die Funktionsbereichskosten und auch über die Entwicklung der vom Einkauf verursachten Bestände. Dies ist aufgrund des hohen Einkaufsvolumens von wesentlicher Bedeutung. Wenn die Prognose der Entwicklung der zukünftigen Einkaufspreise nicht realistisch ist, kann dies dazu führen, dass in einem Unternehmen Maßnahmen initiiert werden, die nicht notwendig gewesen wären bei einer realistischen Einschätzung.

5.3 Musterbericht

Die beste Möglichkeit der Erfolgsmessung beim Einkaufsreporting ist die Verbindung eines vergangenheitsorientierten Reportings mit der Zukunftsorientierung, um auf Basis der vergangenheitsorientierten Plan-Ist-Abweichungen eine Vorausschau zum voraussichtlichen Jahresende zu machen. Da die Entwicklung der prognostizierten Einkaufspreise bis zum Jahresende einen wesentlichen Einfluss auf die Erfolgsrechnung produzierender Unternehmen hat, ist eine realistische Einschätzung der Einkaufspreise von wesentlicher Bedeutung für die Vorhersage der Entwicklung des Unternehmens bis zum Jahresende. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn das Unternehmen eine negative Plan-Ist-Abweichung aufzeigt und Maßnahmen definiert werden sollen, um den Plan noch zu erreichen. Eine nicht realistische Einschätzung der Einkaufspreise könnte dann entweder zu zu hohen oder zu niedrigen Kosteneinsparmaßnahmen führen. Die zukunftsorientierten Maßnahmen zur Planerfüllung sind zu definieren und dann auch monatlich zu verfolgen und in den zukünftigen Prognosen entsprechend zu berücksichtigen.

Abb. 11: Musterbericht für das Einkaufsreporting

Abb. 11 zeigt einen Musterbericht für das Einkaufsreporting. Dieser enthält idealerweise einen Bericht über die wesentlichen Kennzahlen für das Unternehmen, die in diesem Beitrag in den Abb. 5 (links oben), Abb. 2 (rechts oben), Abb. 10 (links unten) und Abb. 8 (rechts unten) separat darg...