Bei Auswertungen den Datenschutz beachten

Je nach Art des Zeitwirtschaftsystems, das im Unternehmen Verwendung findet (Postitiv-/Negativerfassung), lassen sich detaillierte Auswertungen vornehmen, die neben den rein mengen- und kostenmäßig zu betrachtenden Zeitverbräuchen auch Aufschluss über Verhaltensweisen von Mitarbeitern zulassen. Diese können wertvolle Hinweise für die Steuerung von Abläufen oder Beschäftigungsbedingungen geben, dürfen aufgrund datenschutzrechtlicher Restriktionen nur aggregiert, d. h. nicht auf Mitarbeiterebene ausgewertet werden. Zu den bekanntesten Kennzahlen dieses Bereiches zählt die Fehlzeitenquote, die ein gutes Beispiel dafür ist, dass ein Begriff nur scheinbar immer inhaltsgleich verwendet wird.

 
Kennzahl Fehlzeitenquote
Beschreibung Stellt dar, wie viel Prozent der vereinbarten Kapazität im Betrachtungszeitraum nicht zur Verfügung stand
Grundgesamtheit Soll- und Istarbeitstage der untersuchten Organisationseinheiten im untersuchten Zeitraum
Rechnerische
Ermittlung
Anzahl der Ausfalltage/Anzahl der Sollarbeitstage
Varianten Unterscheidung nach Fehlzeitenarten (Kriterien: Vergütung, Planbarkeit, Verursacher)
Verwendung

Grundlage für Personaleinsatzplanung

In der Ausprägung als Krankenquote auch für das betriebliche Gesundheitsmanagement wichtig.

Aufgrund klar definierbarer Kriterien für überbetriebliche Vergleiche geeignet.
Hinweis Die in die Berechnung einbezogenen Fehlzeiten bestimmen wesentlich das Auswertungsergebnis. Sie sind sorgfältig im Hinblick auf die angestrebte Analyse zu selektieren.

Tab. 12: Kennzahl "Fehlzeitenquote"

Für die Berechnung einer Fehlzeitenquote sind die zu berücksichtigenden Fehlzeitenarten zu bestimmen. Tabelle 13[1] gibt eine Übersicht über die Klassifizierung gängiger Fehlzeiten.

 
Verursacher Planbarkeit Bezahlung Beispiele
Betrieb Ja Ja Dienstreisen
Seminare
Betrieb Nein Ja Betriebsunfall
Standort Ja Ja Regionale
Feiertage
Gesetze,
Tarifverträge, Dienstverträge
Ja Ja Erholungs-
urlaub,
Bildungsurlaub,
Sonderurlaube
Mitarbeiter Nein Ja Kur
Krankheit
Arbeitsunfall
Mutterschutz
Mitarbeiter Nein Nein Krankheit ohne Entgeltfortzahlung, Erziehungszeiten

Tab. 13: Klassifizierung von Fehlzeiten

Als Beispiel für eine durchaus aufschlussreiche, aber gleichermaßen kritisch zu betrachtende Auswertung zeigt die nächste Kennzahl, wie sich Krankheitstage auf einzelne Wochentage verteilen.

 
Kennzahl Wochentagsverteilung Krankheiten
Beschreibung Stellt dar, wie sich die Krankheitstage auf Wochentage verteilen
Grundgesamtheit Krankheitstage aus der Zeitwirtschaft für Mitarbeiter im Personalbestand
Rechnerische
Ermittlung
Summierung nach Organisationseinheit
Varianten Verteilung Krankheitstage nach Monaten
Verwendung Ermittlung von Auffälligkeiten bei Krankheitsfällen
Hinweis Auswertung sollte auf Kurzzeiterkrankungen beschränkt werden, da das Einbeziehen von Krankheiten >= 5 Tage das Ergebnis weniger aussagekräftig macht

Tab. 14: Kennzahl "Wochentagsverteilung von Fehlzeiten"

Abb. 3:Auswertung der Krankheitstage innerhalb einer Organisationseinheit innerhalb eines definierten Zeit­raums[2]

[1] Aus: Lisges/Schübbe, Personalcontrolling, 2009.
[2] Auswertung aus Access-Datenbank Personal-Controlling, erhältlich unter www.personalcontroller.de.

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