In zunehmendem Maße wird den Betriebsprüfern entgegnet, die alte Registrierkasse sei leider defekt. Sie wäre zwischenzeitlich entsorgt worden, auch die digitalen Daten seien nicht mehr vorhanden. Es könnten lediglich papierne Tagessummenbons vorgelegt werden. An Datensicherungen hätte man nicht gedacht, weil sich in der Vergangenheit ohnehin noch nie ein Prüfer für die Kassendaten interessiert habe. Man sei vorübergehend zur offenen Ladenkasse übergegangen.

In einigen Fällen wurde sogar festgestellt, dass die Kasse erst unmittelbar nach Ergehen der Prüfungsanordnung ihren Dienst versagt hat. Hier liegt der Verdacht nahe, dass der Unternehmer dem Zufall etwas nachgeholfen hat und die zwangsläufig durchzuführende Schätzung seiner Besteuerungsgrundlagen billigend in Kauf nimmt.

Ist eine Registrierkasse defekt und ermöglicht einer späteren Prüfung auch keinen unmittelbaren Datenzugriff (sog. "Z 1-Zugriff") mehr, so macht es keinen Sinn die Hardware weiter vorzuhalten. Der Unternehmer sollte in diesen Fällen dafür Sorge tragen, dass sämtliche noch im Kassensystem vorhandene Daten von einem Fachmann ausgelesen werden oder sich bescheinigen lassen, dass evtl. noch vorhandene Daten aufgrund des Defekts nicht mehr auslesbar sind.

An dieser Stelle sei betont, dass der Unternehmer grundsätzlich für alle Ungereimtheiten verantwortlich ist. Auf sein aktives Verschulden kommt es dabei nicht an. Bei fehlenden Grundaufzeichnungen wie den elektronischen Kassendaten kommt es bei einer Betriebsprüfung zu einer Schätzung; eventuelle Unsicherheiten gehen hierbei zulasten des Unternehmers.

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