Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet.
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen sind entweder als
- Buchungsbelege[1] oder
- sonstige Unterlagen[2]
aufzubewahren.
Eine Verpflichtung besteht zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle einschließlich der Kassenvorgänge. Das folgt handelsrechtlich aus § 238 Abs. 1 HGB und gilt über § 140 AO auch für die Besteuerung. Jedes einzelne Handelsgeschäft einschließlich der sich hierauf beziehenden Kassenvorgänge ist aufzuzeichnen. I. d. R. muss es möglich sein, dass seine Grundlagen, sein Inhalt und seine Bedeutung für den Betrieb überprüft werden können.
Es bedarf daher nicht nur der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und ggf. des Namens des Vertragspartners. Zusammengefasste oder verdichtete Buchungen müssen daher in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Für in bar erlangte Kasseneinnahmen ist daher der nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall, nicht nur der am Ende eines Tages insgesamt vereinnahmte Betrag, die sog. Tageslosung, maßgebend.
Bei einer Außenprüfung müssen diese Belege vorgelegt werden können. Auch zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen zählen dazu.
Nicht vorlegbare aufbewahrungspflichtige Bücher und Unterlagen
Ist die Aufbewahrungsfrist zu Beginn einer Außenprüfung noch nicht abgelaufen, können aber die aufzubewahrenden Bücher und Unterlagen nicht vorgelegt werden, muss das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen.[3]
Bewahren Sie daher Ihre Unterlagen auf jeden Fall so lange auf, wie es das Gesetz vorschreibt (i. d. R. 10 Jahre)[4].
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