| Arbeitsschritte | erledigt |
|---|---|
| Holen Sie, nachdem Sie die Konten selbst abgestimmt haben, bei Ihren Geschäftspartnern Saldenbestätigungen für hohe ausstehende Beträge und bei unklaren Verrechnungen ein. Falls es schnell gehen muss, ist der bewährte "Griff zum Telefon" und eine Abstimmung über die Leitung ebenfalls ratsam. | |
| Prüfen Sie die bestätigen Salden mit den Salden aus Ihrer Buchhaltung. Bei Abweichungen gehen Sie in die Einzelanalyse der Posten über. | |
| Dokumentieren Sie Abweichungen nachvollziehbar, auch wenn es nur geringe Beträge sind. | |
| Führen Sie, wenn der abweichende Saldo auf der Bestätigung korrekt ist, entsprechende Umbuchungen oder Berichtigungen durch. |
Tab. 2: Arbeitsschritt Saldenbestätigungen
Auch wenn es Ihnen weniger Arbeit macht, den Geschäftspartner nach den leidigen Differenzen suchen zu lassen: Stimmen Sie zunächst selbst die Personenkonten ab.
Ein Bestätigungsschreiben oder E-Mail könnte etwa so aussehen:
| Saldenbestätigung zum 31.12.20… | ||
Wir bitten Sie, im Rahmen unserer Jahresabschlusserstellung den Saldo von XXX EUR ..........zu unseren Gunsten/zu unseren Lasten zu bestätigen. Dieses Schreiben stellt keine Zahlungsaufforderung oder Mahnung dar, sondern soll lediglich Abstimmarbeiten unterstützen. Der Saldo setzt sich aus folgenden, ausstehenden Rechnungen zusammen: |
||
| Rechnungs-Nr. | Rechnungsdatum | Betrag |
| .......... | .......... | .......... |
Alternativ: Der Saldo sowie die einzelnen ausstehenden Rechnungen können dem beigefügten Kontoauszug entnommen werden. Der Saldo ist richtig./Der Saldo ist nicht richtig. |
||
| Datum, Unterschrift | ||
| Bitte antworten Sie auch, wenn der Saldo mit Ihren Unterlagen übereinstimmt. Bei Abweichungen bitten wir um Angabe weiterer Einzelheiten. | ||
Auswahl, Versand und Rücklauf von Saldenbestätigungen
Unter Umständen gibt der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vor, bei welchen Debitoren und Kreditoren eine Saldenbestätigung einzuholen ist. Dies erfolgt i. d. R. nach speziellen Auswahlkriterien (Zufall, Höchstwerte, Auffälligkeiten) über die intern abgestimmten Saldenlisten. Es kann auch erforderlich sein, dass der Versand und der Rücklauf der Saldenbestätigungen über den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer laufen. Erkundigen Sie sich daher vorab über die Anforderungen.
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