Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Aktivseite der Bilanz / 1.2 Belege bei ungewöhnlichen Buchungen prüfen

Prüfen Sie bei ungewöhnlichen Buchungen auch die zugehörigen Belege. Folgende grundsätzliche Anforderungen werden an die Ordnungsmäßigkeit der Belege gestellt:

Belegdatum:	Ausstellungsdatum
Belegtext:	Der Geschäftsvorfall muss hinreichend (handelsübliche Bezeichnung) beschrieben sein, z. B. "Kauf von Schreibpapier", anstatt lediglich allgemeine Bezeichnungen wie "Büro pauschal"
Belegbeträge:	Zahlungsbetrag, Umsatzsteuersatz Bei Beträgen über 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV): Nettobetrag, Ausweis des Umsatzsteuerbetrags
Rechnungsangaben:	Name sowie Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers (postalische Erreichbarkeit), eindeutige Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, Hinweis auf Skontovereinbarung, ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflichten und Steuerbefreiung
Belegverweis:	Kontierungsvermerk, der vom Beleg zum Konto verweist

Anforderungen an Belege

Grundsätzlich ist jeder Buchung ein Beleg zuzuordnen; die Belege sind Kontroll- und Beweismittel für die sachliche Richtigkeit der entsprechenden Buchung. Fremdbelege von Dritten, z. B. Eingangsrechnungen, Kassenzettel oder Quittungen, haben hierbei die höchste Beweisfunktion. Sofern ein Fremdbeleg nicht (mehr) vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg/Notbeleg ausgestellt werden, der den Geschäftsvorfall hinreichend dokumentiert. Hierfür gibt es keine speziellen Formvorschriften, der Eigenbeleg sollte mindestens Name und Anschrift des Leistungsempfängers und Leistungserbringers, den behandelten Gegenstand oder die Dienstleitung (Art und Menge), Buchungsbetrag und Ausstellungsdatum enthalten und der Sachverhalt sollte hinreichend beschrieben werden. Darüber hinaus sollte der Eigenbeleg auch den Namen sowie die Unterschrift oder zumindest ein Namenskürzel des Ausstellers enthalten.^[1]

[1] S. Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Betriebsausgaben.