Einzelunternehmen haben im Gegensatz zu Personen- oder Kapitalgesellschaften keine feste Stammeinlage oder kein festes Stammkapital. Das Eigenkapital beim bilanzierenden Einzelunternehmen wird als Gesamtposten in der Bilanz ausgewiesen. Unterjährige Veränderungen durch Entnahmen und Einlagen werden nicht direkt auf dem Eigenkapitalkonto verbucht, sondern auf Privatkonten, die Unterkonten des Eigenkapitalkontos darstellen.

Entnimmt der Einzelunternehmer Geld aus der Kasse oder vom Girokonto für private Zwecke (allgemeine Privatentnahmen), führt diese nicht zu Aufwand und mindert somit auch nicht den (steuerlichen) Gewinn. Wird privates Geld auf ein betriebliches Girokonto eingezahlt oder in eine Barkasse eingelegt, stellt dies analog keinen Erlös dar und der (steuerliche) Gewinn wird dadurch nicht erhöht. Beide Vorgänge haben auch keine Auswirkung auf die Umsatzsteuer und führen weder zu einer Zahllast noch zu einer Erstattung.

Privateinlagen und -entnahmen haben hingegen direkte Auswirkungen auf die Liquidität; zu hohe Entnahmen können zu Liquiditätsengpässen führen und ein (Einzel-) Unternehmen im Extremfall in die Insolvenz bringen. Zu hohe Entnahmen können außerdem den Betriebsausgabenabzug für Zinsaufwendungen einschränken.[1]

Für bestimmte, gebundene Privatentnahmen stellen diverse Kontenrahmen Sonderkonten bereit, die auf den Übertrag in die private Einkommensteuererklärung ausgelegt sind.

Beispiele für Sonderkonten für gebundene Privatentnahmen:

  • Sonderausgaben (z. B. Kirchensteuer)
  • Außergewöhnliche Belastungen (z. B. Zahnarztrechnungen)
  • Privatspenden (z. B. Spende an das Rote Kreuz)
  • Privatsteuern (z. B. Einkommensteuervorauszahlungen)
 
erledigt Arbeitsschritte
  Abstimmung des Eigenkapitals mit dem im Gesellschaftsvertrag und/oder Handelsregister angegebenen Beträgen.
  Prüfen, ob für Veränderungen des Eigenkapitals (Einlagen, Entnahmen, Nachschüsse) Gesellschafterbeschlüsse erforderlich sind und diese vorliegen.
  Prüfung von Buchungen auf den "falschen" Kontenseiten der Eigenkapitalkonten (Haben-Buchungen bei Entnahmen und Soll-Buchungen bei Einlagen); ggf. wurde versehentlich bei Entnahmen das Einlagenkonto oder umgekehrt verwendet oder es liegt eine anderweitige Fehlbuchung vor.
  Liegt eine ausführliche und lückenlose Dokumentation von Privateinlagen vor, auch wenn es sich um vermeintlich geringe Beträge handelt, um eventuelle Nachfragen eines Betriebsprüfers beantworten zu können?
  Sind die Privatentnahmen im üblichen Rahmen, auch im Hinblick auf die Vorjahre? Können höhere Entnahmen nachgewiesen werden, denn auch ungewöhnlich hohe Privatentnahmen können beim Finanzamt Verdacht aufkommen lassen und zu Rückfragen führen?
  Sind sämtliche Eigenverbräuche (Entnahmen von Gütern und Dienstleistungen, private Kfz-Nutzungen) korrekt auf den Eigenkapitalkonten verbucht?
  Ist auszuschließen, dass auf den Privatkonten fälschlicherweise betriebliche Vorgänge und auf den betrieblichen Konten fälschlicherweise private Vorgänge verbucht wurden?

Tab. 1: Arbeitsschritte beim Abstimmen der Eigenkapitalkonten

Insbesondere bei der Vorsteuer im Rahmen von Privatentnahmen werden gerne Buchungsfehler gemacht, sofern ein solcher unrichtiger Vorsteuerabzug von der Buchhaltungssoftware nicht ohnehin gesperrt ist. Eine Prüfung und Korrektur solcher Buchungsfehler, wie im nachfolgenden Beispiel dargelegt, ist im Rahmen der Kontenabstimmung empfehlenswert.

 
Praxis-Beispiel

Private Umsatzsteuer abgezogen

Von der Einkaufsrechnung des Großmarkts wurden für den Privatbedarf gekaufte Lebensmittel lediglich Nettobeträge von insgesamt 300 EUR als Privatentnahme angesetzt; die anteilige Vorsteuer von 57 EUR wurde in voller Höhe betrieblich geltend gemacht.

 
So buchen Sie richtig

Umbuchung privat Umsatzsteuer

Buchungsvorschlag SKR 03:

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03

Haben
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR
1800 Privatentnahme 57,00 EUR 1576 Vorsteuer 57,00 EUR

Buchungsvorschlag SKR 04:

 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04

Haben
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR
2100 Privatentnahme 57,00 EUR 1406 Vorsteuer 57,00 EUR

Im Gegensatz zu den Barentnahmen ist die Entnahme von Gegenständen und Leistungen aus dem Unternehmen für private Zwecke ein steuerpflichtiger Vorgang und stellt für das Unternehmen einen umsatzsteuerpflichtigen Ertrag dar. Auf diesem Weg wird der ursprüngliche Vorsteuerabzug wieder rückgängig gemacht, der beim betrieblichen Erwerb des Gegenstands in Anspruch genommen wurde. Der Wert (Bemessungsgrundlage) für diese sog. unentgeltliche Wertabgabe richtet sich nach dem Einkaufspreis inklusive Nebenkosten oder nach den Selbstkosten.

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