Jahresabschluss, Anhang und Lagebericht der GmbH / 1 Erstellung des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss setzt sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zusammen. Er ist um einen Anhang zu ergänzen. Kleinst-GmbHs müssen keinen Anhang erstellen, wenn sie bestimmte, in § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB vorgeschriebene Angaben unter der Bilanz machen. Mittelgroße und große GmbHs haben darüber hinaus einen Lagebericht anzufertigen.

Unabhängig von der Größe einer GmbH muss der Jahresabschluss nach § 264 Abs. 1a HGB zusätzlich folgende Angaben enthalten:

• die Firma, den Sitz, das Registergericht und die Nummer, unter der die GmbH im Handelsregister eingetragen ist;
• Hinweise dazu, falls sich die GmbH in Liquidation oder Abwicklung befindet.

Zuständig für die Erstellung des Jahresabschlusses ist nach § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB der Geschäftsführer der GmbH. Geschäftsführer mittelgroßer oder großer GmbHs müssen den Jahresabschluss und den Lagebericht gem. § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB innerhalb der ersten 3 Monate des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr aufstellen. Kleinst- und kleine GmbHs dürfen den Jahresabschluss nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB auch später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch stets innerhalb von 6 Monaten nach dem Ende des abgelaufenen Geschäftsjahrs. Bei einem mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Geschäftsjahr einer Kleinst- oder kleinen GmbH bedeutet dies, dass die Geschäftsführer den Jahresabschluss bis zum 30.6. des Folgejahrs erstellt haben müssen.

Die nicht fristgemäße Aufstellung des Jahresabschlusses durch den Geschäftsführer stellt eine grobe, seine Abberufung rechtfertigende Pflichtverletzung dar. Der Geschäftsführer kann sich nicht darauf berufen, dass er ein für die korrekte Bilanzierung erforderliches Dokument von dem Mehrheitsgesellschafter der GmbH verspätet erhalten hat. Er muss den Jahresabschluss notfalls ohne dieses Dokument aufstellen.^[1]

Wichtig

Delegieren der Jahresabschlussarbeiten auf den Steuerberater

Ihren Pflichten müssen die Geschäftsführer nicht persönlich nachkommen, sondern können sie an Mitarbeiter oder Externe, z. B. Steuerberater, delegieren. In diesem Fall sind die Geschäftsführer jedoch zu deren Überwachung verpflichtet. Dies gilt auch im Hinblick auf die Offenlegung des Jahresabschlusses, wenn damit der Steuerberater beauftragt wurde.^[2] Im Zweifel muss die GmbH sich selbst eine Wiedervorlagefrist setzen und den Jahresabschluss selbst veröffentlichen, wenn der Steuerberater nicht rechtzeitig tätig wird.^[3] Stützt eine GmbH ihre Beschwerde gegen ein Ordnungsgeld wegen verspäteter Offenlegung darauf, dass der beauftragte Steuerberater die Herausgabe von Unterlagen verweigert hat, muss sie nachweisen, alle zumutbaren Anstrengungen unternommen zu haben, um in den Besitz der Unterlagen zu kommen; gelingt dies nicht, ist die Beschwerde gegen die Festsetzung des Ordnungsgelds abzuweisen.^[4]

Nach anderer Auffassung^[5] soll der GmbH bei verspäteter Offenlegung das Verschulden des damit beauftragten Steuerberaters nicht zuzurechnen sein, denn eine GmbH habe nur das Verschulden ihrer Geschäftsführer sowie der eigenen, mit der Offenlegung betrauten Mitarbeiter zu vertreten. Allerdings darf sich eine GmbH nach Erhalt einer Androhungsverfügung nicht auf die Erledigung durch den Steuerberater verlassen, sondern muss sich selbst wiederum Wiedervorlagefristen setzen und vor Ablauf der Nachfrist versichern, dass die Offenlegung nachgeholt wurde. Hierbei darf auch auf eine telefonische Auskunft vertraut werden, wenn der Steuerberater sich bisher als zuverlässig erwiesen hat.

Auch wenn ein Steuerberater lediglich mit der Erstellung des Jahresabschlusses beauftragt wurde, gilt nach Auffassung des BGH^[6], dass der Steuerberater

• zu prüfen hat, ob sich auf Basis der ihm überlassenen Unterlagen oder bekannten Umstände der GmbH Zweifel an deren Fortführung ergeben. Eine Fortführungsprognose muss aber nicht erstellt werden.
• dann haften kann, wenn er den Jahresabschluss bei Insolvenzreife der GmbH objektiv zu Unrecht auf der Grundlage von Fortführungswerten erstellt hat;
• die Geschäftsführung auf die Insolvenzreife und die sich daraus für sie ergebenden Pflichten hinweisen muss, wenn anzunehmen ist, dass dieser die Insolvenzreife nicht bewusst ist.

Geschäftsführer einer mittelgroßen oder großen GmbH, die prüfungspflichtig ist, oder einer anderen GmbH, deren Satzung eine Jahresabschlussprüfung fordert, müssen zudem dafür sorgen, dass Jahresabschluss, Anhang und ggf. Lagebericht unverzüglich nach der Aufstellung dem Abschlussprüfer vorgelegt werden.

Den geprüften Jahresabschluss samt Prüfungsbericht müssen die Geschäftsführer anschließend dem Aufsichtsrat und den Gesellschaftern vorlegen.^[7] Die Gesellschafterversammlung hat dann den Jahresabschluss festzustellen.^[8] Diese Feststellung muss bei mittelgroßen und großen GmbHs binnen 8 Monaten, bei Kleinst- und kleinen GmbHs binnen 11 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahrs erfolgen.^[9] Nach der Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafterversammlung, jedoch binnen höchstens 12 Mo...