Jahresabschluss, Abstimmen Forderungen/Verbindlichkeiten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Umbuchungen
• Stornierungen

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweier: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenrahmen	Bilanz/GuV
Forderungen aus Lieferung und Leistungen	1400	1200		Forderungen aus Lieferung und Leistungen
Verbindlichkeiten auf Lieferungen und Leistungen	1600	3300		Verbindlichkeiten auf Lieferungen und Leistungen

So kontieren Sie richtig!

Doppelt erfasste Forderungen bzw. Verbindlichkeiten müssen Sie am Jahresende stornieren. In diesem Fall sollten Sie keinen Differenzausgleich vornehmen, sondern den Generalumkehrschlüssel "2" verwenden. Das bedeutet, Sie stornieren die falsche Buchung und geben Sie nochmals ein.

Nicht erfasste Ausgangsrechnungen müssen Sie in der Debitorenbuchhaltung separat einbuchen, denn auf das Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" 1400 ff. (SKR 03) bzw. 1200 ff. (SKR 04) können Sie nicht direkt buchen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Erlöse" 8400 (SKR 03) bzw. 4400 (SKR 04).

Achtung

Vorsicht bei nachträglich eingebuchten Ausgangsrechnungen

Wenn Sie mit den Jahresabschlussarbeiten Ausgangsrechnungen nachträglich einbuchen, so ist zu prüfen, ob für diese Ausgangsrechnungen auch noch Umsatzsteuer abzuführen ist, denn die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich mit Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung/Leistung ausgeführt wurde.^[1]

Buchungssatz:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

an Erlöse

Ebenfalls einbuchen müssen Sie nicht erfasste Verbindlichkeiten. Diese buchen Sie auf das Konto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" 1600 ff. (SKR 03) bzw. 3300 ff. (SKR 04). Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Wareneingang" 3400 (SKR 03) bzw. 5400 (SKR 04).

Achtung

Was hinsichtlich der Vorsteuer beachtet werden muss

Vorsteuer aus Wareneinkäufen dürfen erst in dem Voranmeldungszeitraum angemeldet werden, in dem eine ordnungsgemäße Rechnung vorlag.^[2] Sollten die nachträglich eingebuchten Rechnungen daher erst im Folgejahr eingegangen sein, sind die in dem Rechnungsbetrag enthaltenen Vorsteuerbeträge auf "Vorsteuer im Folgejahr abzugsfähig" zu buchen. Dies ist das Konto 1548 (SKR 03) bzw. 1434 (SKR 04).

Buchungssatz:

Wareneingang

an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

[1] vgl. § 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 1 UStG.

[2] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abstimmen Debitorenbuchhaltung

Hans Groß stellt bei der Abstimmung seiner Debitorenbuchhaltung fest, dass er beim Kontieren einer Ausgangsrechnung an Kunde Wolfgang Müller (Konto 13234) über 238 EUR versehentlich 2 Nullen zu viel eingegeben hat. Er hat nämlich statt 238 EUR den Betrag von 23.800 EUR erfasst. Die Buchung muss er nun wie folgt berichtigen:

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
2008400/2004400	Erlöse 19 % USt	23.800	13234/13234	Kunde Müller	23.800
13234/13234	Kunde Müller	238	8400/4400	Erlöse 19 % USt	238

3 Generalumkehr beeinflusst nicht die Jahresverkehrszahlen

Bei der Generalumkehr wird die Stornierung nicht auf der anderen Seite der ursprünglichen Buchung durchgeführt, sondern auf der gleichen Seite, aber mit einem Minuszeichen. Ein Differenzausgleich wird nicht vorgenommen.

Würden Sie einen Differenzausgleich vornehmen, würde das Konto zwar den zutreffenden Saldo ausweisen. Aber die Jahresverkehrszahlen wären "künstlich" erhöht. Dadurch könnten falsche Schlüsse hinsichtlich des Umsatzes gezogen werden.

Das DATEV-Programm erkennt eine Generalumkehr an dem Berichtigungsschlüssel "2".

Praxis-Tipp

Generalumkehrschlüssel bei DATEV

Den Generalumkehrschlüssel "2" setzen Sie an die 7. Stelle des Gegenkontos von rechts gezählt. Liegt kein Umsatzsteuerschlüssel vor, müssen Sie an der 6. Stelle des Gegenkontos eine "0" setzen.

4 Während des laufenden Jahres buchen Sie Forderungen auf Debitorenkonten

Denn das Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" 1400 (SKR 03) bzw. 1200 (SKR 04) können Sie nicht direkt bebuchen. Die Kundenkonten führen Sie in einer separaten Debitorenbuchhaltung. Deren Gesamtsaldo erscheint auf dem Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen".

Wenn Sie feststellen, dass die Forderungen der Eröffnungsbilanz während des Jahres bezahlt wurden, buchen Sie diese aus.

Prüfen Sie in einem weiteren Schritt, ob alle noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen als Forderungen eingebucht sind. Listen Sie dazu alle Rechnungen auf und addieren Sie diese. Diese Summe muss mit dem Saldo des Kontos "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" übereinstimmen. Haben Sie tatsächlich einige Ausgangsrechnungen noch nicht verbucht, holen Sie dies nach.

Praxis-Beispiel

Nicht erfasste Ausgangsrechnung

Hans Groß stellt bei der Abstimmung seiner Debitorenbuchhaltung fest, dass eine Ausgangsrechnung vom Oktober über 357 EUR an Kunde Müller (Konto 13234) noch nicht erfasst ist. Da die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ende des Voranmeldungszeitraums Oktober entsteht, muss Herr Groß die Nachbuchung im Oktober vornehmen und zusätzlich prüfen, ob eine berichtigte Voranmeldung für den Oktober abzugeben ist.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
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