IV Gesellschafterversammlung und Gesellschafterbeschlüsse / 6.9.1.1 Inhalt und Sprache des Protokolls

Rz. 556

Wenn ein Protokoll kraft Gesetzes oder nach dem Gesellschaftsvertrag erforderlich ist, genügt generell ein Ergebnisprotokoll. Der Gang der Diskussion kann, muss aber nicht wiedergegeben werden.

Rz. 557

Inhaltlich sind in das Protokoll aufzunehmen:

• Tag der Gesellschafterversammlung;^[1]
• Ort der Gesellschafterversammlung;^[2]
• Name des Protokollführers;
• Name des Versammlungsleiters;^[3]
• Beschlussgegenstände;
• ggf. Hinweise des Versammlungsleiters zu Stimmverboten;
• die Art der Stimmabgabe (Handaufheben, Zuruf, Stimmkarten etc.) und die Art der Stimmauszählung (Additionsverfahren oder Subtraktionsverfahren) für jeden Antrag;^[4]
• das zahlenmäßige Ergebnis der Abstimmung: Zahl der Ja-Stimmen und Nein-Stimmen;^[5]
• ggf. die Feststellung des Versammlungsleiters über die Beschlussfassung; hält der Protokollführer diese Feststellung für unrichtig, muss er sie dennoch protokollieren; darüber hinaus muss er das nach seiner Auffassung richtige Ergebnis aufnehmen;
• Widersprüche gegen Beschlüsse und
• ggf. Ordnungsmaßnahmen des Versammlungsleiters (Redezeitbeschränkungen, Wortentzug, Entfernung aus dem Saal, Nichtgewährung von Teilnahmerechten etc.).^[6]

Rz. 558

Das Protokoll kann in Deutsch oder in einer anderen Sprache geführt werden. Die Sprache der Urkunde muss nicht mit der Verhandlungssprache übereinstimmen. Beim Handelsregister ist ein deutschsprachiges Protokoll oder eine deutsche Übersetzung einzureichen, wenn das Protokoll einen eintragungsbedürftigen Beschluss enthält.^[7]

Beispiel für ein nicht-notarielles Protokoll:

Muster IV, 6.

[1] Die Angabe der Uhrzeit ist üblich, aber nicht zwingend.

[2] Anzugeben ist nur die politische Gemeinde; die Angabe der genauen Adresse mit Straße und Hausnummer ist üblich, aber nicht zwingend.

[3] Diese Angabe ist nicht zwingend, aber sinnvoll. Schließlich stellt der Versammlungsleiter die Beschlüsse der Versammlung fest.

[4] Seibt, in Scholz, § 48 Rn. 40; Römermann, in Michalski, § 48 Rn. 190.

[5] Entscheidend ist dabei die Wahrnehmung des Protokollführers, nicht die Mitteilung des Versammlungsleiters.

[6] Im Einzelnen ist die Beurkundungspflicht bei Ordnungsmaßnahmen streitig, s. Schindler, in BeckOK-GmbHG, § 48 Rn. 52 f.

[7] Siehe § 11 HGB i. V. m. § 184 GVG: Gerichtssprache ist auch für das Handelsregister deutsch; Gustavus, A Allg. 10.