IT-Unterstützung im HR-Controlling / 1.2.3 Verschiedene Systeme in der Personalarbeit

Unterschiede zwischen administrativen und wert­schöpfenden Systemen

Somit ergeben sich zwei Welten in der Personalarbeit, die möglichst durch unterschiedliche Systeme unterstützt werden sollten. Einerseits gibt es die Welt, in der HR-Experten vor allem mit harten Daten arbeiten. Die unterstützenden Systeme sind auf eine effiziente Dateneingabe optimiert und ähneln anderen Finanzsystemen. Es interessieren mehr Zusammenfassungen der eingegebenen Daten als die einzelnen Buchungen, z. B. der Saldo der Ferien oder die Summe der Personalkosten pro Abteilung. In der anderen Welt arbeiten vor allem Mitarbeiter der Linie mit weichen Daten. Hier interessieren die Rohdaten, die mit möglichst wenig Aufwand erfasst werden können sollten. Eine Einstellungsentscheidung kann nur durch Studium des Lebenslaufes, der Zeugnisse und der Einschätzungen aus Vorstellungsgesprächen und Tests getroffen werden. Die Beurteilung eines Mitarbeiters ergibt sich aus der Beurteilung der Erreichung einzelner Leistungs- und Entwicklungsziele. Somit sollten diese Systeme auf die Ausgabe und Nutzung der Rohdaten ausgerichtet werden.

Nicht alle Prozesse lassen sich klar der einen oder anderen Welt zuordnen; es gibt Graubereiche. So kann beispielsweise die Zeiterfassung durch Mitarbeiter selbst in einem administrativen System vorgenommen werden. Andererseits gibt es gerade in der Personalentwicklung zahlreiche Prozesse, die durch die Personalabteilung verantwortet werden, wie beispielsweise die Organisation von Aus- und Weiterbildungen. Diese Graubereiche können jeweils mit Methoden und Systemen aus beiden Welten unterstützt werden – jedoch mit unterschiedlichen Ansätzen. Soll die Personalabteilung wie im Beispiel der Flugbuchungen als effizientes Dienstleistungszentrum wirken – oder sollen Mitarbeiter der Linie selbst diese Prozesse in möglichst einfachen Plattformen abwickeln.