IT als Enabler moderner Planungsprozesse

Zusammenfassung

• IT darf nicht mehr als reiner Erfüllungsgehilfe bei der Umsetzung einst analoger Prozesse verstanden werden – die Potenziale aktueller IT-Architekturen stellen vielmehr tradierte Planungsprozesse und -systeme grundsätzlich in Frage.
• Planungs- und Forecast-Prozesse sind aufwendig, teuer und komplex. Sie werden durch IT-Systeme begleitet, die zwar viele Tätigkeiten geeignet unterstützen, die Gesamtkomplexität aber weiter erhöhen.
• Die Möglichkeiten moderner IT-Lösungen und -Architekturen sollten frühzeitig bei der Konzeption neuer Planungssysteme berücksichtigt werden. Daraus ergeben sich prozessuale und systemtechnische Potenziale, um Planungsprozesse schlanker und effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Akzeptanz von Planung, Budgetierung und Forecasting zu steigern.
• Dieser Beitrag soll erläutern, welche Potenziale sich durch aktuelle Architekturen und Systeme ergeben und wie diese die Komplexität der Planung reduzieren können. Abgerundet wird der Beitrag durch eine Checkliste, um IT-getriebene Planungsprojekte erfolgversprechend durchzuführen und somit Fallstricke zu vermeiden.

1 Planung und Forecast im digitalen Zeitalter

Die Schlagworte "Digitalisierung" und "Digitale Transformation" sind seit Jahren in aller Munde und beschreiben, je nach Kontext, Veränderungen von der bloßen digitalen Darstellung einst analoger Inhalte bis zur Disruption ganzer Branchen durch Daten- und IT-getriebene Wettbewerber.

Dabei wird Informationstechnologie zu einem eigenständigen Gestaltungselement für Geschäftsstrategien vieler Unternehmen und darf keinesfalls als einfache Funktion zur Umsetzung unabhängig definierter Geschäftsstrategien gesehen werden.^[1]

Was die erfolgreichsten neuen Unternehmen in Branchen wie Groß- und Einzelhandel, Medien, Unterhaltung etc. eint, ist die konsequente Nutzung digitaler Daten und digitaler Geschäftsmodelle, deren Skalierbarkeit schnell zu enormem Umsatzwachstum und dominanten Marktstellungen führt.^[2] Informationstechnologie wird (endlich) nicht mehr als bloße Unterstützungsfunktion verstanden, sondern als strategischer Erfolgsfaktor wertgeschätzt.

In Zeiten geringer Volatilität wurden Planungssysteme entworfen, die versucht haben, sehr detailliert den Ist-Zustand wertmäßig fortzuschreiben. Dagegen müssen aktuelle Planungssysteme in der Lage sein, die Dynamik der Geschäftsprozesse per se abzubilden und bei der Bewertung von Initiativen und Entwicklungen ex ante Unterstützung leisten.

Der gesteigerten Bedeutung der Informationstechnologie entsprechend, wird diese nicht nur zur systemischen Umsetzung komplexer Fachkonzepte vorgesehen – sie wird zusehends auch im Bereich Planung und Forecasting als notwendiger Treiber von Veränderungen verstanden und soll bereits frühzeitig Lösungsansätze beisteuern, die im Rahmen der Konzeption entsprechender Systeme berücksichtigt werden können.

[1] Vgl. Bhardwaj et al., 2013, S. 471-482.

[2] Vgl. Lehmann/Wilhelm, 2018, S. 239–266.

2 Aktuelle Anforderungen an IT-Lösungen für Planung und Forecast

Aus den beschriebenen Rahmenbedingungen ergeben sich konkrete Anforderungen an die Planungsprozesse und deren Unterstützung durch IT-Lösungen. Diese sollte man sich bei Untersuchung der Potenziale aktueller technologischer Möglichkeiten vergegenwärtigen. Obwohl sie prinzipiell größtenteils für Planung und Budgetierung einerseits sowie Forecast andererseits ähnlich sind und dieser Beitrag nicht immer eine klare Trennung der Gegenstände vornehmen kann, sollen diese bezüglich der jeweils geltenden Anforderungen getrennt betrachtet werden.

2.1 Planung und Budgetierung

Im Rahmen von Planung und Budgetierung ist insbesondere die angestrebte hohe Agilität der Unternehmen bezüglich ihrer Strategien und Marktumfelder sowie die vergleichsweise große Unsicherheit der Entwicklung durch die hohe Volatilität zu betrachten.

Planungslösungen müssen daher einerseits eine deutliche Verankerung der Zielsetzung als Basis des Planungsprozesses gewährleisten, um strategische Initiativen im Rahmen der Planung geeignet zu verankern und andererseits Unsicherheiten einbeziehen, Sensitivitätsanalysen ermöglichen und die simulative Vorwegnahme möglicher Maßnahmen erlauben, um bei großer Unsicherheit sinnvolle zukunftsbezogene Aussagen zu ermöglichen.

Zahlreiche neue strategische Initiativen sowie die gesteigerte Dynamik der Marktumfelder erfordern die Berücksichtigung der jeweils aktuellen Unternehmensziele in der Planung. Selbstverständlich war eine gute Planung schon immer in den Strategieprozess zu integrieren. Die spürbar zunehmende Formulierung qualitativ neuer Ziele stellt für die Integration der Planung mit dem Zielsetzungsprozess aber eine ungleich höhere Herausforderung dar, als dies bei traditionell eher quantitativ formulierten Zielen (bspw. EBIT-Wachstum um x % bei qualitativ ähnlichem Geschäft) der Fall war.

Veränderliche, konzentrierte oder erweiterte Geschäftsfelder erfordern flexible IT-technische Umsetzungen, die mit vertretbarem Anpassungsaufwand auch zukünftig die Planung unterstützen kann.

Die geforderte Flexibilität bezieht sich u. a. auf:

• Den Organisationsbezug der Planung: Beteiligte Organisationseinheiten entfallen, ...