Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts / 6.2 Kostencontrolling

Höhe der Kosten wird bei der Planung bestimmt.

Das Überschreiten von Kostenlimits ist eines der gravierendsten Probleme im Baubereich. Eine enge Begleitung ist damit essenziell.

6.2.1 Kostenplanung

Die Leistungsphasen 1 – 5 wurden an 2 Architekturbüros vergeben. Bei diesen Phasen handelt es sich um

• die Grundlagenermittlung; dazu gehören u. a. Klärung der Aufgabenstellung, Beratung zum gesamten Leistungsbedarf, ggf. Standortanalyse,
• die Vorplanung,
• die Entwurfsplanung,

• die Genehmigungsplanung,
• die Ausführungsplanung.

Der größte Teil der Kosten wird in diesen Phasen festgelegt. Hier sind aber auch die Einwirkungsmöglichkeiten der Investoren am höchsten. Es wird relativ detailliert bestimmt, was entstehen soll und welche Ausführungsvarianten zum Tragen kommen. Die Interessen der Beteiligten sind oft divergent. Den Ideen des Architekten stehen die finanziellen Möglichkeiten des Investors und die durch den Bauleiter vertretenen technischen Umsetzungsmöglichkeiten gegenüber. Basis der Kostenplanung sind die Normen DIN 276 (Kostenermittlung im Bauwesen) und DIN 277 (Normen zur Flächenermittlung).

Bei Bauprojekten ist es sinnvoll, Reserven einzuplanen. Diese werden benötigt für

• Nachträge und
• sog. "Sowieso-Kosten".

Nachträge werden von den bauausführenden Firmen immer dann geltend gemacht, wenn es Abweichungen vom geplanten Ablauf oder vom ausgeschriebenen Leistungsverzeichnis gibt. Diese Abweichungen betreffen überwiegend

• Abweichungen von der geplanten Kubatur. Beim sog. Aufmaß nach Fertigstellung der Arbeiten wird festgestellt, dass mehr Fläche, Länge usw. als geplant erforderlich waren und auch erstellt wurden. Das tatsächliche (Flächen-, Raum-) Maß ist die Basis für die Bezahlung.
• Abweichungen von der geplanten Qualität, z. B. werden höherwertige Materialien verbaut.
• Abweichungen von den Planungen, weil z. B. Auflagen durch den Prüfstatiker erfolgten oder weil sich während der Baumaßnahme herausstellte, dass eine bestimmte Ausführung nicht sinnvoll ist.

Nachträge müssen vom Bauleiter bestätigt werden, ansonsten gehen sie zulasten der ausführenden Firmen.

Praxis-Tipp

Reserven einplanen, alle Nachträge dokumentieren

Erfahrungsgemäß ist in allen Gewerken mit ca. 5 – 10 % der Auftragssumme als Nachtrag zu rechnen. Beachten Sie dabei folgende Empfehlungen:

• Dokumentieren Sie penibel alle geforderten und vom Bauleiter bestätigten Nachträge.
• Lassen Sie keinerlei mündliche Absprachen zu, die später nicht mehr verifiziert werden können.
• Versuchen Sie, alle Auflagen durch Prüfstatiker, Denkmalämter, Umweltämter usw. vor der Auftragsvergabe einzuplanen.

Im vorliegenden Projekt lagen bei der Auftragsvergabe sämtliche Pläne vom Prüfstatiker geprüft vor, was bautechnische Änderungen im weiteren Verlauf und die Anzahl der Nachträge deutlich reduziert hat.

"Sowieso-Kosten" sind Mehraufwendungen, die Sie nicht vermeiden können, ohne das gesamte Vorhaben zu gefährden. Ein Beispiel: Durch einen Planungsfehler wurde zu wenig Bewehrungsstahl berücksichtigt. Sie können diesen Stahl aber nicht weglassen, ohne die Statik des gesamten Gebäudes zu gefährden. Also hat der Bauherr gar keine andere Wahl, als diese Mehrkosten zu akzeptieren.

6.2.2 Aufbau der Kostenkontrolle

Wichtig ist, auch bei zwischenzeitlichen Änderungen der Kostenplanung die ursprüngliche Kostenplanung weiterhin parallel zu betrachten. Nur auf diese Weise kann nach Abschluss des Projektes eine Analyse der Abweichungen durchgeführt werden.

Zusammengefasst für die einzelnen Kostengruppen wurde monatlich gegenübergestellt:

Ursprüngliche Kostenplanung – aktuelle Kostenplanung – Istkosten.

Abb. 3: Aufbau der Kostenübersicht

6.2.3 Änderungen der Kostenplanung

Es wäre vermessen zu glauben, dass eine ursprüngliche Kostenplanung während der gesamten Projektlaufzeit unverändert bestehen bleiben könnte. Ursachen für veränderte Kostenplanungen (absolute Veränderungen oder Verschiebungen zwischen einzelnen Positionen) entstehen zumeist in den HOAI-Projektphasen 7 (Ausschreibungen und Vergaben) und HOAI 8 (Bauen, Kostenfeststellung).

In HOAI 7 liegt es zumindest teilweise in der Hand des Bauherren, ob und inwieweit er Abweichungen akzeptiert, die im Rahmen der Vergabe deutlich werden. Über Nachverhandlungen wird ein guter Bauleiter bzw. Projektsteuerer in der Lage sein, Angebote bis zu einem vertretbaren Kompromiss nachzuverhandeln. Ggf. wird man auch Einsparungen bei der ursprünglich geplanten Ausführung, z. B. Qualität des Innenputzes, in Kauf nehmen, um Kosteneinsparungen zu erreichen.

Achtung

Hohe Preisreduzierungen in der Vergabephase provozieren hohe Nachträge

Baufirmen werden versuchen, in den Verhandlungen vereinbarte Preisreduzierungen über Nachträge wieder auszugleichen. Je stärker der Preis in der Verhandlung gedrückt wurde, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Nachträgen. In HOAI 8 werden die bauausführenden Firmen dann probieren, höhere Preise durchzusetzen. Hier liegt es am Verhandlungsgeschick und an der Vertragsgestaltung, inwieweit man solchen Preiserhöhungen nachkommen muss oder ob man sich auf bestehende Verträge berufen kann.

Ein anderer wesentlicher Grund für...