Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts / 6 Projektcontrolling während der Umsetzung

6.1 Bereiche des Projektcontrollings

Die wesentlichen Bereiche sind

• die Kosten,
• die Termine,
• die einzuhaltenden Qualitäten.

Die Bereiche des Projektcontrollings laufen parallel ab. Abweichungen in einem Bereich wirken fast immer auch auf die anderen Bereiche.

Wer macht was?

Die Frage der Delegation von Aufgaben zu beantworten ist wohl der wesentlichste Schritt zum Start. Grundsätzlich ist es immer möglich, Aufgaben selbst zu übernehmen oder aber sie an Fachfirmen zu delegieren. Wie bereits an anderer Stelle gesagt, kann es kein vollständiges Delegieren geben, einige Entscheidungen bleiben immer beim Bauherren. Es geht um den Umfang der auszulagernden Aktivitäten.

Für das Delegieren spricht:

• Fachkenntnisse und Erfahrungen von Profis sind nicht zu ersetzen.
• Fachfirmen arbeiten nicht nur professionell, sondern auch "emotionslos". Für sie ist eine Baustelle ein Projekt, das es möglichst zielgerichtet umzusetzen gilt. Für den Bauherrn, also das investierende Unternehmen, spielen oft auch andere Gedanken eine Rolle. Das können z. B. ein gewisses Repräsentationsbedürfnis, der Wunsch, sich mit einem Bauwerk ein "Denkmal" zu setzen, die Furcht, bei einem teilweisen Scheitern, z. B. in Form einer kleineren Lösung, das Gesicht zu verlieren, und andere sein.
• Bei Fehlern und Mängeln kann von den Fachfirmen Nachbesserung oder Regress gefordert werden.

Gegen das Delegieren lässt sich anführen:

• Entscheidungen der Fachfirmen entsprechen nicht immer den Intentionen des Bauherrn.
• Abstimmungen sind aufwendiger, als selbst zu entscheiden.

Als Akteure infrage kommen vor allem

• der Bauherr,
• der Architekt,
• ein Bauleiter,
• der Baucontroller/Projektsteuerer,
• ggf. eine Anwaltskanzlei als rechtliche Begleitung.

Abb. 2: Projektbeiteiligte

Die Aufgabenverteilung bei diesem Projekt zeigt Tab. 4.

Akteur	Hauptaufgaben
Bauherr (Investor)	Herr über das Baugeschehen., Verantwortet das Projekt im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko. Hat die letzte Entscheidungsmacht.
Architekt	Verantwortlich von den ersten Grundlagen bis zur Ausführungsplanung (HOAI 1 – 5)
Bauleiter	Überwachung des Baus und Bauoberleitung, Koordinierung bei HOAI 1 – 5, Übernahme der Leistungen ab HOAI 6. Die Rolle eines Bauleiters ist nicht eindeutig definiert. Es liegt in der Macht des Bauherren, in welchem Maße er seine Aufgaben an einen Bauleiter delegiert.
Projektsteuerer/ Baucontrolling	Externe Koordinierung. Kontrolle der Einhaltung der Vorgaben des Bauherren. Erstellen der Controllingberichte.
Anwalt	Abstimmung und juristische Begleitung aller Verträge. Vertreter des Bauherren bei Streitigkeiten.

Tab. 4: Aufgabenverteilung der Projektbeteiligten

Wichtig

Übertragen der Planung und Kontrolle an Fremdfirmen

Als sinnvoll hat es sich bei dem betrachteten Projekt erwiesen, die Planung und Kontrolle und die rechtliche Begleitung komplett an Fremdfirmen bzw. eine Anwaltskanzlei zu übertragen. Für die Abstimmung mit diesen Firmen wurde ein Bauingenieur der investierenden Gesellschaft bestimmt, der die notwendigen fachlichen Voten geben konnte. Intern war er an Weisungen des Vorstands gebunden, hatte aber im Rahmen der finanziellen und terminlichen Vorgaben freie Hand.

Im vorliegenden Fall ergab sich eine Besonderheit: Der Neubau erforderte andere architektonische Kenntnisse und Planungen als die denkmalgerechte Sanierung des Altbaus. Der Bauherr teilte das Projekt dementsprechend in den Sanierungsteil und den Neubau. Für beide Projektteile wurden unterschiedliche Architekturbüros beauftragt. Es galt, die Überschneidungen möglichst gering zu halten. Allerdings mussten Abstimmungen bei gemeinsamen Bauberatungen getroffen werden. Ein Beispiel: Die Sanierung des Altbaus erforderte das Stellen eines Gerüsts. Das musste terminlich abgestimmt werden mit dem Aushub der Baugrube und der Errichtung der Tiefgarage für den Neubau.

Zur Abstimmung der beiden Architekturbüros wurde ein 3. Unternehmen beauftragt, das als Projektsteuerer für das Gesamtprojekt fungierte. Die entsprechenden Bauberatungen (Jour fixe) erfolgten unter seiner Leitung.

Das Baucontrolling wurde gleichermaßen ausgegliedert. Ab der Stufe HOAI 6 übernahm das mit der Projektsteuerung für HOAI 1 – 5 betraute Unternehmen die Aufgabe des Bauleiters für beide Projekte. Seine Aufgabe war es, alle Beteiligten hinsichtlich der Einhaltung der Pläne zu kontrollieren und für das Management des investierenden Unternehmens einen monatlichen Controllingbericht zu erstellen.

Von Beginn an eingebunden war eine auf Baurecht spezialisierte Anwaltskanzlei. Ihr oblag es, sämtliche Verträge vorzubereiten und auf die inhaltliche Abstimmung zu achten.

Auf den ersten Blick erscheint diese detaillierte Verteilung der Aufgaben auf verschiedene Firmen etwas überzogen, im Endeffekt hat sie sich aber bewährt.

6.2 Kostencontrolling

Höhe der Kosten wird bei der Planung bestimmt.

Das Überschreiten von Kostenlimits ist eines der gravierendsten Probleme im Baubereich. Eine enge Begleitung ist damit essenziell.

6.2.1 Kostenplanung

Die Leistungsphasen 1 – 5 wurden an 2 Architekturbüros vergeben. Bei diesen Phasen handelt es sich ...