Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts / 5 Beschluss über die Durchführung

Der Durchführungsbeschluss beendet die Projektvorbereitung und leitet zum Projektcontrolling im engeren Sinne über.

Mit den Schritten bis hierher kann der grundsätzliche Beschluss über die Durchführung des Projektes vorbereitet und den Entscheidungsgremien, z. B. dem Aufsichtsrat, vorgelegt werden. Erfahrungsgemäß reicht es nicht aus, ein einfaches "Ja" einzuholen. Im Beschluss sollten u. a. Aussagen zu folgenden Teilproblemen gemacht und schriftlich festgehalten werden:

• Meilensteine (Termine), zu denen über den Projektstand berichtet wird. Hier bieten sich z. B. die entscheidenden Leistungsphasen nach HOAI^[1] an. Das wären

  • Vorplanung mit Kostenschätzung
  • Entwurfsplanung und Kostenberechnung
  • Genehmigungsplanung
  • Ausführungsplanung und Vergabe
• Weiterhin regelmäßige Berichte während der Bauphase, z. B. im Abstand von 3 bzw. 6 Monaten.
• Maximaler Kostenrahmen, der nicht ohne weitere Genehmigung überschritten werden darf. Hierbei geht es nicht um die abgerechneten Istkosten, sondern um die nach dem jeweiligen Planungsstand zu erwartenden voraussichtlichen Gesamtkosten.
• Installation eines Kontroll- und Entscheidungsgremiums, z. B. ein temporärer Ausschuss, das kurzfristig bei sich abzeichnenden Abweichungen Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen kann.

To-do-Liste in der Phase Durchführungsbeschluss

Nr.	Aufgabe	Verantwortlich	Termin
1.	Dokumentieren Sie die Eckdaten des Projekts.
2.	Legen Sie fest, in welchen Phasen des Projekts der Fortgang neu geprüft und entschieden werden muss.
3.	Bestimmen Sie, bei welchen Konstellationen das Projekt abgebrochen werden soll.
4.	Definieren Sie einen "Point of no return", ab dem es kein sinnvolles Zurück mehr geben kann.
5.	Installieren Sie die erforderlichen Kontroll- und Entscheidungsgremien innerhalb des Unternehmens und statten Sie diese mit den erforderlichen Kompetenzen aus.

Tab. 3: Checkliste der To-Dos in Phase 2: Durchführungsbeschluss

Mit dem Beschluss über die Durchführung beginnt die Phase des Projektcontrollings im engeren Sinne, das während der gesamten Umsetzungsphase das Bauvorhaben steuert und kontrolliert.

[1] Vgl. HOAI, 2013, § 33 und Anlage 11.