Die Ausführungen im BMF-Schreiben v. 18.11.2009[1], bei denen es um den Nachweis einer mehr als 50 %igen betrieblichen Nutzung im Zusammenhang mit der 1 %-Methode geht, müssten entsprechend auch für diese Situation gelten. Danach muss der Umfang der betrieblichen Nutzung vom Betroffenen dargelegt und glaubhaft gemacht werden. Die Aufzeichnung kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung geeignet sein.

Falls entsprechende Unterlagen nicht vorhanden sind, kann lt. BMF die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i. d. R. 3 Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus.

Hinweis: Es sind keine Aufzeichnungen erforderlich, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlässt. Die Privatnutzung durch den Arbeitnehmer spielt keine Rolle. Steuerlich kann auch ein GmbH-Gesellschafter Arbeitnehmer seiner GmbH sein. Das heißt, bei der Überlassung eines Firmenwagens durch den Arbeitgeber, handelt es sich immer um eine 100 %ige betriebliche Nutzung, auch wenn der geldwerte Vorteil mithilfe der 1 %-Methode ermittelt wird.

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