Aufgenommen wird der gesamte Warenbestand:
- Verdorbene Ware (Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum) wird auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
- Die Zählung erfolgt zunächst von links nach rechts auf einer Ebene, danach eine Ebene tiefer und wieder von links nach rechts.
- Artikel, die sich in mehreren Aufnahmebereichen befinden, werden im jeweiligen Aufnahmebereich aufgenommen; eine bereichsübergreifende Aufnahme der Artikel ist nicht zulässig.
- Ist eine Aufnahme durch Messen oder Wiegen notwendig und muss dabei gerundet werden, gilt: von 1 bis 4 abrunden, von 5 bis 9 aufrunden.
- Zähler gibt an: Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer, Alter, Menge, Preis. Schreiber übernimmt Angaben.
- Aufgenommene Ware wird durch Zähler gekennzeichnet.
- Ist der Aufnahmebereich abgearbeitet, wird die Kennzeichnung des Bereiches durch den Schreiber durchgestrichen.
- Der nächste Aufnahmebereich wird aufgenommen.
- In Gegenwart des Zählers und Schreibers erfolgt eine Kontrolle bzgl. Vollständigkeit und Lesbarkeit.
Die Mengenerfassung der Vorräte geschieht auch mit Geräten der mobilen Datenerfassung. Die durch Tastatureingabe, Lichtstifte oder Scanner erfassten Daten sind als ausgedruckte Inventurlisten auszuwerten und von den Aufnehmenden abzuzeichnen. Auch hier sind handschriftliche Einträge mit Kugelschreiber o. Ä. auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Aufnahmevordrucken zu machen. Unrichtige Einträge sind so zu streichen, dass sie noch lesbar bleiben. Vermerkt wird das Datum der Aufnahme, ggf. Ansager und Schreiber sowie der Prüfer.
Wertmindernde Faktoren nimmt der Abteilungsleiter in der dafür vorgesehenen Spalte vor, unter Berücksichtigung von
- Mode,
- technischem Stand,
- Alter und Beschaffenheit,
- Gängigkeit und Ladenhüter und
- je nach fachmännischer Einschätzung.
Die genaue Abgrenzung und Differenzierung einzelner Warengruppen ermöglicht eventuell erhebliche Bewertungsabschläge und damit Steuerersparnisse.
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