Inventur / 4.1 Vorbereitung

Die Durchführung der Inventur erfordert organisatorische Maßnahmen, die umso umfangreicher ausfallen, je größer das Unternehmen ist. Zu den Maßnahmen im Vorfeld der Inventur zählen:

• die Bestimmung eines Inventurleiters, der für die Planung, Koordination und Durchführung der Inventur verantwortlich und während der Inventur Ansprechpartner für übergeordnete Fragen ist;
• Hinweise an die beauftragten Mitarbeiter zum Ziel und zur Bedeutung der Inventur zwecks Motivation, Verbesserung der Qualität der Inventur und Beseitigung von Befürchtungen zum Hintergrund der Inventur, z. B. Unterschlagungsprüfung;
• die Benennung des Inventurtermins und der voraussichtlichen Inventurdauer;
• die Festlegung der Lagerorte und Aufnahmebereiche und deren Bezeichnung;
• die Angabe der anzuwendenden Inventurverfahren;
• Hinweise auf externe Personen, welche die Inventur begleiten, z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Der Ablauf der Inventur kann vereinfacht werden, wenn die Bestände zuvor übersichtlich angeordnet, gekennzeichnet und ggf. sortiert werden. Nicht mehr verwendbare Bestände können bereits im Vorfeld entsprechend gekennzeichnet oder vernichtet werden. Für Fremdunternehmen oder z. B. zu Reparaturzwecken gehaltene Bestände sollten räumlich getrennt werden. Gleiches gilt für bereits fakturierte und zur Abholung bereitgestellte Gegenstände, soweit das wirtschaftliche Eigentum nach der jeweiligen Vereinbarung schon auf den Erwerber übergegangen ist.

Für die zur Inventur einzuteilenden Mitarbeiter gelten folgende Regelungen:

• Für die Zählung müssen Gruppen von jeweils einem Schreiber und einem Zähler gebildet werden.
• Die aufnehmenden Personen müssen in der Lage sein, die aufgenommenen Vorräte eindeutig zu bezeichnen. Es sind ggf. vorbereitend entsprechende Aufkleber o. Ä. anzubringen.
• Die mit der Zählung beschäftigten Personen dürfen im betrieblichen Alltag keinen Zugang zum Lager haben, um Manipulationen auszuschließen.