Frank Ahlrichs

Den Herausforderungen der VUCA-Welt wird in den meisten Fällen mit agilen Methoden wie

  • SCRUM
  • Kanban
  • Extreme Programming oder
  • Design Thinking

begegnet.[1] Diese Methoden haben eigene Regeln der Performance-Messung und -Steuerung hervorgebracht. Den Ausgangspunkt bilden normalerweise sogenannte "User Stories", mit denen Anforderungen aus der Perspektive eines Benutzers unter Verwendung von Alltagssprache formuliert werden. Ein "Product Owner" stimmt die Stories mit den Nutzern und weiteren beteiligten Stakeholdern ab und leitet gemeinsam mit dem Bearbeitungsteam konkrete Arbeitspakete ab, die in relativ kurzen Zeiträumen zu funktionsfähigen Teilergebnissen führen sollen. Diese Arbeitspakete werden bei SCRUM als "Sprints", bei SAFe als "Iterations" bezeichnet. Eine Leistungsplanung und später die Leistungsbewertung erfolgt dabei durch die Bewertung der einzelnen User Stories mit sog. "Story-Points". Story Points sind eine Einheit, die die Größe einer User Story beschreiben. Größe bezeichnet dabei sowohl die Komplexität als auch den Nutzen für den Kunden. Gleichzeitig ermöglichen agile Methoden wie SCRUM, sehr flexibel auf die Wünsche der Nutzer eines Produktes einzugehen bzw. den Nutzer unmittelbar in die Testung der Zwischenergebnisse und die darauf aufbauende Weiterentwicklung bzw. Präzisierung der User Stories einzubeziehen.

Je nach Methode beurteilt das Team selbst oder der Nutzer (ggf. vertreten durch den Product Owner) die Anzahl der Story Points pro Arbeitspaket. Diese korrelieren mit der Leistung, die in einer Zeiteinheit von einer Kapazität geschafft werden kann. Dadurch kann bei einer gegebenen Kapazität eines agilen Teams ermittelt werden, wie viele Arbeitspakete in einem Sprint bearbeitet werden können ("Velocity") und damit, wann eine bestimmte Leistung fertig sein kann.

Die tatsächlich am Ende eines Sprints erstellte Leistung wird ebenfalls vom Team bewertet. Daraus kann ein Plan-Ist-Vergleich erstellt werden. In Summe kann also über die Story Points ermittelt werden, ob eine geplante Leistung (Performance) in einem Zeitraum erbracht wurde. Story Points stellen somit – in Abhängigkeit vom Team und dem Neuheitsgrad der Aufgabe – eine geeignete Messgröße für die Performance-Messung und -Steuerung in agilen Unternehmen und Projekten dar.

Neben der flexiblen Reaktion auf die Wünsche der Nutzer durch die gemeinsame Entwicklung der Unser Stories besteht ein ganz wesentliches Ziel für die Durchführung von Projekten und die Leistungserbringung mithilfe von agilen Methoden darin, den hohen Anforderungen an die Geschwindigkeit von Entwicklungsprojekten gerecht zu werden – also kurze Lieferzeiten bzw. kurze time-to-market-Spannen zu ermöglichen. Damit sind die Pünktlichkeit und die Geschwindigkeit wesentliche Faktoren der Performance in der agilen Welt.

Die Situation in vielen Unternehmen sieht oft so aus, dass die eigentliche Leistungszeit überschaubar gering ist, aber die Liegezeiten zwischen den Aktivitäten sehr groß (s. Abb. 21).

Abb. 21: Unterschied zwischen Leistungszeit und Durchlaufzeit

Die Performance-Steuerung wird darauf achten, dass keine Verzögerungen entstehen. Es gilt der Grundsatz: "Fortschritt vor Perfektion", da lebenslange kontinuierliche Verbesserung der Produkte unter Einbeziehung der Nutzer ohnehin zur "Philosophie" agiler Methoden gehört. Daher wird es bei zeitlicher Zuspitzung als besser erachtet, die Leistung zu reduzieren als einen Termin zu verfehlen.

In den agilen Methoden wie SCRUM gibt es mehrere Instrumente, um die Terminsicherheit zu gewährleisten. Die Durchführung der Arbeit in Sprints bzw. Iterationen ist bereits ein wirksames Instrument. Eine konkrete Planung und Steuerung für zwei Wochen ist meist gut möglich. Da die Gesamtaufgabe in kleine Arbeitspakete gepackt wird, lässt sich deren Umsetzbarkeit meist genau vorhersagen. Dabei ist die Kapazität der einzelnen Teams oft besser zu bestimmen als bei klassischen Projektteams. Durch die täglichen Stand-up-Meetings und damit eine zeitnahe Kontrolle und Möglichkeit zur Gegensteuerung ist die Performance-Steuerung in dieser Methode sehr effektiv.

Ein weiterer Fokus liegt auf der Reduzierung des "Work In Process" (WIP). Damit geht grundsätzlich eine Minimierung der Losgrößen einher. Bei Fertigungsprozessen bedeutet dies tatsächlich die Menge der gleichzeitig hergestellten Produkte. Aber auch in Projekten und anderen Prozessen kann es zu Liegezeiten aufgrund von Parallelarbeit und größeren Arbeitspaketen mit Losgrößen kommen.

Andererseits muss der Rüstaufwand bei serieller Arbeit berücksichtigt werden. In der Kombination von Leistungszeit und Rüstzeit kann ein Optimum der Losgröße/Arbeitspaketgröße ermittelt werden. In diesem Punkt ist der WIP minimal und die Durchlaufzeit ebenfalls. Bei kurzen Durchlaufzeiten kann die Pünktlichkeit besser gewährleistet werden als bei langen Prozesslaufzeiten (s. Abb. 22).

Abb. 22: Schema zur Ermittlung optimaler Arbeitspaket-Größen[2]

Ein weiterer Punkt ist die Auslastungssteuerung. Aus der Methode der Theo...

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