Inkassokosten

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Höhe der Erlöse
  • Kosten des Forderungseinzugs
  • Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

 
Hinweis

Corona-Steuerhilfegesetz

Durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz kommt es im Zeitraum vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 zur Absenkung des Umsatzsteuersatzes auf 16 % bzw. 5 %. Im Rahmen der Buchführung wird der Unternehmer für diesen Zeitraum entweder neue Konten anlegen oder die Buchführungssoftware berücksichtigt die temporäre Absenkung automatisch aufgrund des Leistungsdatums. Im folgenden Beitrag liegt der Fokus nicht auf der Berechnung der Umsatzsteuer, daher wird in Beispielen der bis zum 30.6.2020 gültige und ab dem 1.1.2021 wieder geltende Umsatzsteuersatz von 19 % bzw. 7 % verwendet.

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV
Nebenkosten des Geldverkehrs 4970 6855   Nebenkosten des Geldverkehrs
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 1200   Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

So kontieren Sie richtig!

Wenn Unternehmer ihrem Kunden gegenüber eine Lieferung oder sonstige Leistung erbracht haben, erwarten sie als Gegenleistung, dass der Kunde die Rechnung bezahlt. Reagiert der Kunde trotz Fristsetzung und Mahnung nicht, besteht die Möglichkeit, ein Inkassobüro einzuschalten. In vielen Fällen gelingt es dem Inkassobüro, die Forderung zu realisieren. Dadurch entstehen nicht nur den Kunden zusätzliche Kosten, sondern auch dem Unternehmer, weil er die Leistung des Inkassobüros honorieren muss. Das Inkassobüro berechnet seine Kosten und zieht diese gleich von dem Betrag ab, der dem Unternehmer zusteht. Die Kosten des Inkassobüros bucht der Unternehmer auf das Konto "Nebenkosten des Geldverkehrs" 4970/6855 (SKR 03/04).

 

Buchungssatz:

Nebenkosten Geldverkehr

an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Ausweis der Forderung – Einzug durch Inkassounternehmen – Kostenweiterberechnung

Unternehmer Huber hat an seinen Kunden Ware geliefert. Er stellt ihm dafür 119 EUR in Rechnung (100 EUR zuzüglich 19 EUR Umsatzsteuer). Er verbucht den Vorgang wie folgt:

 
Konto SKR 03/04Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
1400/1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 119 8400/4400 Erlöse 19 % USt 100
      1776/3806 Umsatzsteuer 19 % 19

Da der Kunde trotz mehrfacher Mahnung nicht zahlt, beauftragt Unternehmer Huber ein Inkassounternehmen. Mit dem Eingang der Zahlung beim Inkassobüro hat der Kunde auch die Forderung des Unternehmers Huber erfüllt. Das Inkassobüro berechnet seine Kosten und verrechnet diese mit dem Betrag, den der Kunde gezahlt hat. Die Abrechnung des Inkassobüros sieht wie folgt aus:

 
ursprüngliche Forderung des Unternehmers 119,00 EUR
Mahngebühr 3,00 EUR
Zinsen 5,26 EUR
Bearbeitungsgebühr Inkassobüro 44,03 EUR
Zahlungen des Kunden an das Inkassobüro 171,29 EUR
abzüglich 44,03 EUR
zu überweisender Betrag 127,26 EUR

Der Unternehmer bucht den überwiesenen Betrag von 127,26 EUR wie folgt:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
1200/1800 Bank 127,26 1400/1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 119,00
      2700/7400 Sonstige Erträge 3,00
      8650/7110 Erlöse Zinsen und Diskontspesen 5,26

Bei den Mahngebühren handelt es sich um sonstige Erträge, die mangels Gegenleistung nicht der Umsatzsteuer unterliegen. Die Verzugszinsen unterliegen ebenfalls nicht der Umsatzsteuer.

Zusätzlich sind noch die Kosten des Inkassounternehmens zu erfassen. Die Realisierung der Forderung ist eine Dienstleistung, die das Inkassounternehmen an den Unternehmer erbringt. Wegen der Verrechnung mit der Kundenzahlung ist wie folgt zu buchen:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4970/6855 Nebenkosten des Geldverkehrs 37,00      
1576/1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 7,03 2700/7400 Sonstige betriebliche Erträge aus Inkasso 44,03

Hinweis: Die Konten 2700/7400 (SKR 03/04) "Sonstige betriebliche Erträge aus Inkasso" sind individuell anzulegen und zu beschriften, da die DATEV-Kontenrahmen diese nicht standardmäßig vorsehen.

3 Abwicklung des Zahlungsvorgangs über ein Inkassobüro

Erbringt ein Unternehmer seinem Kunden gegenüber eine Lieferung oder sonstige Leistung, erwartet er, dass der Kunde seine Rechnung bezahlt. Zahlt der Kunde trotz Fristsetzung und Mahnung nicht, kann die Forderung oft über ein Inkassobüro realisiert werden. Der Unternehmer muss in dieser Situation entscheiden, ob er

  • selbst einen Mahnbescheid beantragt,
  • ein Inkassobüro (oder ggf. einen Rechtsanwalt) beauftragt oder
  • auf seine Forderung verzichtet (das ist nur dann sinnvoll, wenn feststeht, dass er seine Forderung nicht durchsetzen kann, z. B. weil der Kunde insolvent ist).

Wegen des Zahlungsverzugs berechnet der Unternehmer Mahngebühren und Zinsen. Zusätzlich entstehen durch die Einschaltung eines Inkassobüros weitere Kosten. Zahlt der Kunde die Forderung, Mahngebühr, Zinsen und die Kosten des Inkassobüros, müssen die einzelnen Positionen auf unterschiedliche Konten gebucht werden.

4 Abrechnung des Inkassobüros

Die Abrechnungen von Inkassobüros sind nicht einheitlich. Teilweise ist es einfach, die Abrechnung nachzuvoll...

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