Nur wenn ein Heimbüro v. a. im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt wird und dieses Interesse objektiv nachvollziehbar über die Entlohnung des Arbeitnehmers hinausgeht, ist anzunehmen, dass die betreffenden Mietzahlungen an den Arbeitnehmer auf einer neben dem Dienstverhältnis gesondert bestehenden Rechtsbeziehung beruhen.
Es ist aber besonders darauf Wert zu legen, dass sich die Mietzahlungen nicht doch als verkappte Lohn- oder Gehaltszahlungen herausstellen. Denn dann wird die Finanzverwaltung steuerpflichtigen Arbeitslohn annehmen.[1]
Damit das Mietverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Es muss ein besonderes Arbeitgeberinteresse vorliegen. Für ein derartig besonderes Arbeitgeberinteresse für die Anmietung eines Büroraums beim Arbeitnehmer spreche beispielsweise, dass
- für den Arbeitnehmer im Betrieb kein geeigneter Büroraum vorhanden ist,
- der Arbeitgeber betriebsfremde Räume anmieten müsste, um dem Arbeitnehmer einen Büroraum zur Verfügung zu stellen,
- ein schriftlicher und klarer Mietvertrag über die Überlassung des Büroraums geschlossen wird, welcher inhaltlich und auch formal Vereinbarungen unter fremden Dritten entspricht. Ein eigenbetriebliches Arbeitgeberinteresse wird dann zu bejahen sein, wenn ein Büroraum in den Privatbereich des Arbeitnehmers verlagert wird und der Arbeitgeber dabei eigene Kosten spart.
- Zahlung einer Miete und nicht eines Bürokostenzuschusses: Grundsätzlich sollte ein Mietvertrag über den betreffenden Büroraum abgeschlossen werden. Wird nichts vereinbart, wird die Finanzverwaltung einen pauschalen Bürokostenzuschuss und damit Arbeitslohn annehmen.
- Mietvertrag unter fremdüblichen Konditionen: Der Mietvertrag muss wie unter fremden Dritten geschlossen sein. Insbesondere ist eine angemessene Miete zu vereinbaren.
Mietvertrag mit Arbeitgeber über die Nutzung des Heimbüros des Arbeitnehmers
Wolfgang Müller ist Außendienstmitarbeiter bei der X-GmbH. Dort steht ihm kein Büroraum zur Verfügung. Für die meisten Außendienstmitarbeiter hat die X-GmbH externe Büroräume angemietet. Aber für Wolfgang Müller fand sich kein geeigneter Raum. Daher haben Wolfgang Müller und die X-GmbH einen schriftlichen Mietvertrag über die Nutzung eines Büroraums im Einfamilienhaus von Wolfgang Müller geschlossen. Die monatliche Miete beträgt 70 EUR.
Buchungsvorschlag:
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4210/6310 | Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) | 70 | 1200/1800 | Bank | 70 |
Zusatzkosten im Home-Office – Ersatz der Aufwendungen
Bei der Arbeit im Home-Office entstehen dem Arbeitnehmer oftmals Zusatzkosten, z. B. für Papier, Briefumschläge, Porto, Schreibmaterial. Ein Ersatz dieser Aufwendungen durch den Arbeitgeber kann gegen Belegvorlage gem. § 3 Nr. 50 EStG aber regelmäßig steuerfrei erfolgen.
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