Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen im Privathaushalt, die unter das allgemeine Beitrags- und Nachweisverfahren zur Sozialversicherung fallen, sowie bei geringfügigen Beschäftigungen ohne Haushaltsscheckverfahren gelten die allgemeinen Nachweisregeln. Der Steuerpflichtige hat die Aufwendungen ggf. durch Vorlage einer Mehrfachausfertigung der Lohnsteuerbescheinigung, falls die Besteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgt, oder durch eine Kopie der für Zwecke der pauschalen Lohnsteuer vorgeschriebenen Aufzeichnungen[1] zu belegen.
Nachweis beim Haushaltsscheckverfahren
Die Nachweisführung im Rahmen der Einkommensteuererklärung kann in Fällen der geringfügigen Beschäftigung im Privathaushalt, für die das Haushaltsscheckverfahren gilt, durch die dem Arbeitgeber zum Jahresende von der Einzugsstelle der Minijob-Zentrale erteilte Bescheinigung nach § 28h Abs. 4 SGB IV erfolgen. Diese enthält neben dem Beschäftigungszeitraum die Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vom Arbeitgeber getragenen Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen. Außerdem wird die Höhe der einbehaltenen Pauschalsteuer betragsmäßig ausgewiesen.
Die Leistung des Arbeitslohns ist mit sämtlichen Zahlungsmitteln möglich und für die Gewährung der Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 1 EStG nicht schädlich. Die Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse können auch bar bezahlt werden, da § 35a Abs. 5 Satz 3 EStG insoweit nicht greift.
Macht der Steuerpflichtige hingegen die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen oder haushaltsnahe Handwerkerleistungen geltend, muss er die begünstigten Aufwendungen durch Rechnungsbelege nachweisen können. Zu den begünstigten Aufwendungen gehören neben den Aufwendungen für die haushaltsnahe Tätigkeit selbst (Arbeitskosten) auch die in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten. Materialkosten oder sonstige im Zusammenhang mit der Dienstleistung gelieferte Waren bleiben außer Ansatz. Dies gilt nicht für Verbrauchsmittel.
Aus der Rechnung müssen sich der Erbringer der haushaltsnahen Dienstleistung als Rechnungsaussteller, der Empfänger dieser Dienstleistung, die Art, der Zeitpunkt und der Inhalt der Dienstleistung sowie die dafür vom Steuerpflichtigen jeweils geschuldeten Entgelte ergeben.[2] Der Anteil der Arbeitskosten muss zudem in der Rechnung gesondert ausgewiesen sein oder anhand der Angaben in der Rechnung gesondert ermittelt werden können. Auch eine prozentuale Aufteilung des Rechnungsbetrags wird akzeptiert, indem der Rechnungsaussteller im Rechnungsbeleg angibt, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die nach § 35a Abs. 3 EStG begünstigten Aufwendungen entfällt. Bei Wartungsverträgen wird es nicht beanstandet, wenn der Anteil der Arbeitskosten, der sich auch pauschal aus einer Mischkalkulation ergeben kann, aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht. Dienstleistungen, die sowohl auf öffentlichem Gelände als auch auf Privatgelände durchgeführt werden), sind vom Rechnungsaussteller entsprechend aufzuteilen. Ein gesonderter Ausweis der auf die Arbeitskosten entfallenden Mehrwertsteuer ist nicht erforderlich. Nicht zulässig ist die Aufteilung des Rechnungsbetrags im Wege der Schätzung. Abschlagszahlungen können nur berücksichtigt werden, wenn hierfür eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Sowohl bei Aufwendungen im Rahmen einer haushaltsnahen Dienstleistung als auch bei Handwerkerleistungen[3] ist die Steuerermäßigung an eine Rechnungserstellung und eine Zahlung durch Überweisungsträger geknüpft.[4] Die Barzahlung einer Rechnung aus der Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen für Renovierungsmaßnahmen, Erhaltungsmaßnahmen und Modernisierungsmaßnahmen ohne bankmäßige Dokumentation des Zahlungsvorgangs schließt die entsprechenden Aufwendungen von der Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 2 Satz 2 EStG aus.[5] Dadurch soll sichergestellt werden, dass Name und Kontonummer des Erbringers der haushaltsnahen Dienstleistung durch einen Beleg des Kreditinstituts, bei Internet-Banking durch einen PC-Kontoauszug, nachgewiesen werden.
Für die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 3 Satz 1 EStG ist es unbedingt erforderlich, dass die Zahlung mit Einbindung eines Kreditinstituts und entsprechender bankmäßiger Dokumentation des Zahlungsvorgangs abgewickelt wird. Allein eine irgendwie geartete "kontenmäßige" Erfassung des Zahlungsvorgangs genügt den formellen Voraussetzungen der Steuerermäßigung nicht. Hat der Steuerpflichtige Handwerkerleistungen von einer GmbH in Anspruch genommen, an der er selbst beteiligt ist, ist eine Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 3 EStG nicht zu gewähren, wenn die Handwerkerrechnung durch Buchung auf dem Gesellschafterverrechnungskonto bei der leistungserbringenden GmbH beglichen wird. Die Zahlung ist dann nicht i. S. d. § 35a Abs. 5 Satz 3 EStG auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt.[6]
Vorlage der Rechnung und Überweisung nur bei Anforderung
Die Steuerermäßigung ist zwar davon abhängig, dass der Steuerpflichtige für die Aufwendungen ...
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