Nicht nur für die klassischen Papierbelege sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der alte Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Liegt kein Fremdbeleg vor, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Auch dieser sogenannte Eigenbeleg weist den Zusammenhang zwischen den realen Vorgängen und der entsprechenden Buchung nach. Im BMF, Schreiben v. 28.11.2019[1] wird dieser Nachweis (Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall und Beleg) auch als Belegfunktion bezeichnet. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchhaltung. Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion und dem oder der Verfahren abhängig, z. B.:
- Rechnungen,
- Kontoauszüge,
- Zahlungsnachweise,
- Aufträge,
- Auftragsbestätigungen,
- Verträge,
- Lieferscheine,
- Quittungen über Barvorgänge usw.
Auch Unterlagen im Rahmen der Geschäftskorrespondenz können Belegfunktion erlangen. Ob und wann sie als Beleg gelten, ist an der Kontierung und Verbuchung des Beleginhalts zu erkennen. Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten, sofern es sich um ein Papierdokument handelt. Liegen elektronische Belege vor, sind diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herzustellen. Ebenso können diese Informationen durch die elektronische Verknüpfung mit eindeutigen Indices oder Barcodes dargestellt werden.
Mindestanforderungen an Belege sind einerseits in Einzelsteuergesetzen (z. B. § 14 UStG), in AEAO zu § 146a Nr. 5 und in § 6 Kassen SichV beschrieben. In AEAO zu § 146a Nr. 5.4 sind Mindestinhalte für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme detailliert aufgeführt. Sollten in anderen Vorschriften noch weitere Voraussetzungen zusätzlich benannt sein, ergänzen diese Voraussetzungen die Liste der Mindestinhalte.
Was passiert, wenn Angaben auf den Belegen fehlen
Sofern keine Angaben auf den Belegen enthalten sind, muss die Belegfunktion durch anderweitige organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein. Wichtig ist, dass die Buchhaltung in angemessener Zeit progressiv oder retrograd nachprüfbar ist. Bei elektronischen Belegen muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Korrektur- oder Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbezogen werden können.
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