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Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Eine Befreiung von der Buchführungspflicht ist gem. § 241a HGB dann möglich, wenn Einzelkaufleute an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 EUR Umsatzerlöse und 60.000 EUR Jahresüberschuss aufweisen. Diese haben somit die Möglichkeit zur Anwendung der Einnahmeüberschussrechnung i. S. d. § 4 Abs. 3 EStG. Diese Einnahmeüberschussrechnung entspricht nicht den Anforderungen an eine kaufmännische Buchführung.

Nur für die Darstellung der Handelsgeschäfte in der kaufmännischen Buchführung und für den Ausweis der Lage des Vermögens sind also die GoB maßgebend. Deren Notwendigkeit resultiert aus dem Umstand, dass die in den Paragrafen des Handels- und Steuerrechts kodifizierten Regelungen, weil sie prinzipienorientiert formuliert sind, die konkrete Handhabung der Rechnungslegung einzelner Sachverhalte in Unternehmen nur in Grundzügen bestimmen können. In der wirtschaftlichen Praxis existiert jedoch eine solche Fülle von differenzierten Problemen, dass der Gesetzgeber dieses Spektrum an Einzelproblemlagen gar nicht vollständig regeln kann und zur Erhaltung der notwendigen Anpassungsflexibilität an veränderte wirtschaftliche Lagen auch nicht vollständig regeln sollte. Die GoB stellen rechtsnormergänzende Konkretisierungen zur Handhabung der verschiedenen, praktisch auftretenden Rechnungslegungsprobleme dar. Es sind allgemein anerkannte Regeln über das Führen der Handelsbücher und das Erstellen des Jahresabschlusses der Unternehmung. Die GoB sind zwingende Rechtssätze, die das Gesetz ergänzen und immer dort greifen, wo Gesetzeslücken auftreten bzw. spezifische Gesetzesvorschriften einer Auslegung bedürfen. Durch die gesetzliche Verweisung wird die den GoB zugrunde liegende Ordnungsvorstellung zum unmittelbaren Normbefehl.

Die Handelsgeschäfte werden in der laufenden kaufmännischen Buchführung aufgezeichnet. Es ist Ziel der Buchführung, die Lage des Vermögens darzustellen und den Geschäftserfolg zu ermitteln. Daher wird die Buchführung nach Ablauf der Rechnungsperiode abgeschlossen. Der Jahresabschluss ist somit Teil der Buchführung und ihre notwendige Folge. Auch er ist daher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen (§ 243 Abs. 1 HGB).

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