Die Gründung der GmbH erfolgt nicht allein durch notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, sondern zusätzlich durch ein ebenfalls zu beurkundendes Gründungsprotokoll, das gewissermaßen die erste Gründungsversammlung beinhaltet und das vor allem die Übernahmeerklärungen der Gesellschafter hinsichtlich ihrer Stammeinlagen enthält. Auf dieser ersten Gesellschafterversammlung wird in der Praxis meist der Geschäftsführer bestellt, sofern diese Geschäftsführerbestellung nicht mit in die Satzung aufgenommen wird, was jedoch selten geschieht.
Musterprotokolle für kleine GmbHs
Der Gesetzgeber hat mit Wirkung vom 1.11.2008 zur Beschleunigung der Errichtung der GmbH sog. Musterprotokolle zur Verfügung gestellt. Ein Musterprotokoll betrifft die Einpersonen-GmbH, das andere Musterprotokoll kann verwendet werden, wenn es maximal 3 Gesellschafter gibt. Beide Musterprotokolle lassen jeweils nur einen Geschäftsführer zu. Vorteil der Musterprotokolle ist die Zusammenfassung von 3 Gründungsdokumenten in einem Protokoll. Das Protokoll stellt nämlich zugleich Gründungsprotokoll, Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste dar.
Die Gesellschaft kann damit sozusagen in 15 Minuten vor dem Notar errichtet werden. Auch die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) lässt sich mit der Verwendung eines Musterprotokolls ins Leben rufen. Von einer Verwendung des Musterprotokolls ist allerdings dann abzuraten, wenn die Gesellschafter individuelle Regelungen wünschen, diese lässt das Musterprotokoll nicht zu.
Anmeldung beim Handelsregister
Nach der Bestellung des Geschäftsführers ist die GmbH durch diesen handlungsfähig, weshalb eine Anmeldung beim Handelsregister möglich wird. Die Anmeldung durch den Geschäftsführer beim Handelsregister darf jedoch erst erfolgen, wenn die notwendigen Mindesteinzahlungen auf das Stammkapital in das Gesellschaftsvermögen geleistet worden sind. Erforderlich ist, dass jeder Gesellschafter mindestens ¼ der von ihm übernommenen Bareinlage in das Gesellschaftsvermögen geleistet hat. Mindestens muss jedoch ein Betrag von 12 500 EUR einbezahlt worden sein. Bei einer GmbH, die lediglich mit dem Mindestkapital von 25.000 EUR gegründet wird, hätte also jeder Gesellschafter durchschnittlich die Hälfte seiner versprochenen Stammeinlage einzuzahlen. Der Geschäftsführer hat gegenüber dem Handelsregister zu versichern, dass die notwendigen Mindesteinzahlungen geleistet worden sind und sich diese zu seiner freien Verfügung befinden. Versichert er dies gegenüber dem Handelsregister, obwohl die Mindeststammeinlagen in Wirklichkeit gar nicht einbezahlt sind, macht er sich strafbar.
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