Gem. § 37b EStG bestehen für die pauschale Besteuerung keine besonderen Aufzeichnungspflichten. Aus der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen muss jedoch erkennbar sein, dass alle Zuwendungen erfasst worden sind und der Höchstbetrag von 10.000 EUR pro Person und Jahr nicht überschritten wurde. Dazu ist es erforderlich, die Zuwendungen den Empfängern zuzuordnen und dies in der Buchführung aufzuzeichnen. Nach § 4 Abs. 7 EStG bleiben die Aufzeichnungspflichten für Geschenke unberührt.

Für Zuwendungen, die nicht in die Pauschalierung nach § 37b EStG mit einbezogen werden, sind die allgemeinen Aufzeichnungspflichten für Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Weiterhin muss der Unternehmer genaue Aufzeichnungen über die Empfänger der nicht steuerpflichtigen Zuwendungen führen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind diese Aufzeichnungen vorzulegen.[1]

Nach § 37b Abs. 4 EStG gilt die pauschale Einkommensteuer als Lohnsteuer. Der Unternehmer muss – auch wenn er bisher keine Lohnsteueranmeldungen abzugeben brauchte – die pauschale Steuer in einer Lohnsteueranmeldung erklären. Diese übermittelt er innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Anmeldezeitraums elektronisch an das für seine Betriebsstätte zuständige Finanzamt.

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