Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Für sie sind jedoch nicht nur die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vorgeschrieben, sondern sie müssen noch weitere Angaben enthalten, wenn der Empfänger den Vorsteuerabzug erhalten will.
Die Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 und § 14a UStG:
1. Adresse des Ausstellers
Das leistende Unternehmen muss auf der Rechnung den Namen und die vollständige Anschrift angeben. Eine Briefkasten-Adresse genügt.
2. Adresse des Leistungsempfängers
Außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR muss auch die vollständige Anschrift des Empfängers auf der Rechnung stehen.
3. Rechnungsnummer
Ab 250 EUR sind fortlaufende Rechnungsnummern vorgeschrieben. Wie sie aufgebaut sind, ist gleichgültig. Es muss lediglich eine fortlaufende Nummerierung erkennbar sein.
4. Zeitpunkt und Ausstellungsdatum
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss genannt werden.
5. Leistungsbeschreibung
Was wurde in welcher Menge geleistet, geliefert oder verkauft.
6. Entgelt und Umsatzsteuer
Die Rechnungssumme muss netto und brutto ausgewiesen werden. Der Umsatzsteuersatz ist anzugeben ebenso wie der Umsatzsteuerbetrag. Bei Steuerfreiheit muss der Grund für die Steuerfreiheit (Kleinunternehmer, Lieferung ins Ausland, Reverse-Charge-Verfahren) genannt werden.
7. Empfänger-Gutschrift
Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung selbst aus (= Abrechnung per Gutschrift), muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten.
8. Steuernummer
Unternehmen können entweder ihre acht- bis elfstellige Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) angeben. Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland ist aber die Umsatzsteuer-ID vorgeschrieben.
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