Gaststätten, Imbiss, Cateri... / 5 Aufzeichnungspflichten der Gastwirte etc.

5.1 Allgemeine Aufzeichnungen

Ist ein Gastwirt buchhaltungspflichtig, wird durch eine ordentlich geführte Buchhaltung auch den umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten[1] Genüge getan.

Wird keine Buchhaltung erstellt, müssen für Umsatzsteuerzwecke folgende Aufzeichnungen geführt werden:

  • die vereinbarten bzw. vereinnahmten Entgelte über ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen;
  • Trennung der Entgelte nach steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen. Die steuerpflichtigen Umsätze sind nach Steuersätzen zu trennen[2];
  • Umsätze, für die auf die Umsatzsteuerfreiheit verzichtet wurde (Option nach § 9 UStG);
  • Bemessungsgrundlagen für den Eigenverbrauch (unentgeltliche Lieferungen, unentgeltliche sonstige Leistungen);
  • Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an das Unternehmen ausgeführt wurden (Eingangsleistungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs);
  • Bemessungsgrundlage (Bemessungsgrundlage/Überblick) für die Einfuhr von Gegenständen, die für das Unternehmen eingeführt worden sind (wenn Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen wird);
  • Bemessungsgrundlage für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen sowie die hierauf entfallende Steuer. Innergemeinschaftliche Erwerbe müssen immer ordentlich aufgezeichnet und angemeldet werden, selbst dann, wenn dadurch keinerlei Zahllast oder Vergütungsanspruch entsteht.[3]
[2] Bei fehlenden getrennten Aufzeichnungen kann das Finanzamt aufgrund eigener tatsächlicher Beobachtungen vor Ort die auf den Regelsteuersatz und den ermäßigten Steuersatz entfallenden Anteile schätzen, FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 1.4.2008, 6 K 1108/07.

5.2 Kassenbuch, Wareneingangsbuch

Neben den üblichen Aufzeichnungspflichten sollte in der Gastronomie auch ein Kassenbuch geführt werden. Wird dieses Kassenbuch nicht genau geführt und entstehen Kassenfehlbeträge, gelten die Aufzeichnungen als nicht ordnungsgemäß. Bei nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen kann das Finanzamt bei Betriebsprüfungen Erlöszuschätzungen vornehmen.

Neben dem Kassenbuch sollte auch ein Wareneingangsbuch geführt werden. Der Wareneingang sollte getrennt nach einzelnen Bereichen (zumindest Getränke und Speisen) erfasst werden. Die Führung eines Wareneingangsbuchs hilft nicht nur dem Finanzamt bei der Nachprüfung, sondern auch dem Wirt, seine eigene Kalkulation zu überwachen.

5.3 Elektronische Registrierkasse

In der Praxis werden die Einnahmen aus dem Gaststättenbetrieb i. d. R. mittels einer elektronischen Registrierkasse (Kellnerkasse) aufgezeichnet.

Zentraler Prüfungspunkt: Kassenbuch

Werden in einer Gaststätte auch die Entgelte geprüft, ist ein zentraler Prüfungspunkt das Kassenbuch. In aller Regel wird der Löwenanteil der Erlöse in einer Gaststätte bar vereinnahmt. Formell wird das Kassenbuch daraufhin geprüft, ob die Eintragungen vollständig, richtig, zeitnah und einigermaßen geordnet vorgenommen wurden. Zu beachten ist, dass die Kasseneinnahmen täglich zu erfassen sind.[1] Hierbei müssen die Tageseinnahmen jedoch nicht unbedingt detailliert genau im Kassenbuch erfasst sein. Es genügt die Tagessumme. Allerdings muss die Tagessumme an Hand der Kassenzetteleinnahme-Listen, der Registrierkassenstreifen oder der Tagesendsummenbons nachgewiesen werden.

Dokumentation der umsatzfreien Tage

Bei diesen Unterlagen (insbesondere bei den elektronisch erstellten Belegen) ist darauf zu achten, dass eine lückenlose Belegsammlung vorliegt. Fehlen beispielsweise in den Tagesendsummenbons einzelne Tage, sollte aufgezeichnet sein, warum an diesen Tagen keine Einnahmen erzielt wurden. Dies wird regelmäßig am Ruhetag der Fall sein. Ferner können Betriebsferien, Familienfeierlichkeiten und örtliche Feierlichkeiten Begründungen für ein tageweises Schließen der Gaststätte sein.

Bei der Aufzeichnung der Einnahmen sollte auch darauf geachtet werden, dass alle mit dem Lokal zusammenhängenden Einnahmen erfasst sind. Hierbei ist folgende Checkliste hilfreich:

  • Einnahmen aus der Abgabe von Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle;
  • Einnahmen aus der Abgabe von Speisen über die Straße (nicht zum Verzehr an Ort und Stelle);
  • Einnahmen aus Vermietung von Konferenzräumen und Sitzungszimmern;
  • Einnahmen aus Zimmervermietung;
  • Einnahmen, die nicht bar erfasst werden, sondern über das Bankkonto eingehen;
  • Einnahmen, die über Kreditkarten abgerechnet wurden;
  • Nutzungsgebühren für Sondereinrichtungen (z. B. Kegelbahn, Sauna, Fitnessraum und Schwimmbad);
  • Nebeneinnahmen, z. B. aus Andenken- und Ansichtskartenverkauf;
  • Nebeneinnahmen aus Geldspiel- und Unterhaltungsautomaten;
  • Einnahmen aus Zigaretten-, Kaugummi- und sonstigen Automaten;
  • sonstige betrieblich veranlasste Einnahmen;
  • Erfassung von Privatentnahmen.

5.4 Erleichterte Trennung der Entgelte bei Außer-Haus-Umsätzen

"Fast-Food-Geschäfte", Eisdielen, Konditoreien oder ähnliche Betriebe mit Außer-Haus-Umsätzen zum ermäßigten Steuersatzverfügen oft nicht über eine Registrierkasse mit Zahlwerken für mehrere Warengruppen (oder eine entsprechende andere Speichermöglichkeit).

Aufteilung der Umsätze

Ist den o. g. Unternehmern die Trennung der Entgelte zu 7 % und 19 % nicht zuzumuten, kann das Finanzamt a...

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