Frotscher/Geurts, EStG § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen / 12.2.2.2 Dokumentationsvoraussetzungen

Rz. 692

Materielle Voraussetzung der Abzugsfähigkeit ist, dass die Aufwendungen und die betriebliche Veranlassung der geschäftlichen Bewirtung in standardisierter Form schriftlich dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient der Erleichterung der Nachprüfung durch die Finanzverwaltung und der Einschränkung von Missbrauchsmöglichkeiten im Bewirtungswesen.^[1]§ 4 Abs. 7 EStG erfordert eine Dokumentation für die Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 1–4, 6b und 7 EStG. Da die Dokumentation jeweils einzeln erfolgen muss, dürfen nicht alle zu dokumentierenden Aufwendungen in einer Dokumentation zusammengefasst werden; es sind Gruppen nach den in Bezug genommenen Nummern des § 4 Abs. 5 EStG zu bilden. Außerdem muss die Dokumentation getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben erfolgen. Werden in den Aufzeichnungen auch andere Betriebsausgaben, die nicht unter die jeweilige Nummer des Abs. 5 fallen, oder Privataufwendungen erfasst, ist die Dokumentation nicht ordnungsgemäß und führt zur Nichtabziehbarkeit der Aufwendungen.

Rz. 693

Diese Dokumentation hat folgende Angaben zu umfassen:

• Ort der Bewirtung; dieser braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte erfolgt ist, da sich dann der Ort der Bewirtung aus der Rechnung ergibt.
• Tag der Bewirtung; dieser braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte erfolgt ist, da sich dann der Tag der Bewirtung aus der Rechnung ergibt.
• Teilnehmer der Bewirtung; die Angabe der Teilnehmer muss so genau sein, dass eine Überprüfung möglich ist; eine Identifizierung der Personen muss also möglich sein. Anzugeben sind regelmäßig die Namen der bewirteten Personen. Das gilt auch für Bewirtungen durch einen Journalisten; der Schutz der Pressefreiheit^[2] ist abzuwägen gegen das verfassungsrechtlich fundierte Prinzip der Besteuerungsgleichheit. Dabei ist dem Prinzip der Besteuerungsgleichheit angesichts des Schutzes, den das Steuergeheimnis bietet, der Vorrang zu geben.^[3] Ebenso kann ein Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Arzt die Angabe der bewirteten Personen nicht unter Hinweis auf das Berufsgeheimnis verweigern.^[4] Eine nähere Kennzeichnung nach Beruf und Adresse/Firma ist nicht erforderlich, wenn eine spätere Identifizierung der betreffenden Personen aus sonstigen Unterlagen sichergestellt ist. Auf eine Angabe der bewirteten Personen kann verzichtet werden, wenn ihre Aufzeichnung dem Stpfl. nicht zugemutet werden kann, etwa bei Bewirtung einer größeren Anzahl von Personen anlässlich einer Betriebsbesichtigung. Aufzuzeichnen sind in diesem Fall die Zahl der bewirteten Personen und eine Sammelbezeichnung für die Personengruppe.^[5]
• Der Gastgeber und seine Arbeitnehmer sind ebenfalls als Beteiligte aufzuführen^[6]; das ist im Gesetz dadurch klargestellt, dass anzugeben sind die Namen der "Teilnehmer", nicht der "bewirteten Personen". Die Angabe der Person des Bewirtenden kann später, bis zur letzten mündlichen Tatsachenverhandlung, nachgeholt werden.^[7] Die nachträgliche Angabe der bewirtenden Person verringert nicht die Nachprüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung und schafft keine Manipulationsmöglichkeiten.
• Anlass der Bewirtung; die Angabe des Anlasses muss den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer (bestehenden oder sich anbahnenden) Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Der Anlass der Bewirtung muss konkret angegeben sein. Das gilt auch für Informationsgespräche von Journalisten; Angaben wie "Info-Gespräch" oder "Mandantengespräch" sind zu allgemein.^[8] Die Angaben müssen so konkret sein, dass der betriebliche Anlass überprüft werden kann. Hinsichtlich des grundrechtlich geschützten Pressegeheimnisses^[9] und der Verschwiegenheitspflicht bestimmter Berufsgruppen gelten die Ausführungen zu den "Teilnehmern" entsprechend.
• Höhe der Aufwendungen; dies braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte erfolgt ist, da sich dann die Höhe der Aufwendungen aus der Rechnung ergibt.
• Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist die Rechnung der Gaststätte beizufügen. Daneben sind nur Angaben über den Anlass der Bewirtung und zu den Teilnehmern der Bewirtung zu machen; die übrigen erforderlichen Angaben (Ort und Tag der Bewirtung, Höhe der Aufwendungen) ergeben sich regelmäßig aus dieser Rechnung. Die Rechnung muss Name und Anschrift der Gaststätte und Tag der Bewirtung enthalten. Bei Rechnungen über 100 EUR muss auch der Name des bewirtenden Stpfl. angegeben sein^[10]; Gaststättenrechnungen ohne Angabe des Namens des bewirtenden Stpfl. sind grundsätzlich als Nachweis der Bewirtungsaufwendungen ungeeignet, da dann nicht dokumentiert wird, wem die Aufwendungen entstanden sind. Die fehlende Angabe des Stpfl. kann aber durch den Rechnungsaussteller (nicht den Stpfl.) nachgeholt oder durch eine zusätzliche Urkunde des Rechnungsausstellers nachträglich erbracht werden.^[11] Die in Anspruch genommenen Leistungen müssen nach Zahl und Art im Einzelnen aufgeführt sein; eine Sammelbezeichnung ("Speisen und Geträ...