Forderungsmanagement: Prakt... / 3 Außergerichtliche Mahnungen und gerichtliches Mahnverfahren: Wie richtig vorgegangen wird

Das Mahn- und Inkassowesen beschäftigt sich mit der Einbringung fälliger Forderungen und wird in das außergerichtliche Mahnwesen und das gerichtliche Mahnverfahren unterteilt. Grundsätzlich setzt das Mahnwesen bei Zahlungsverzug des Kunden ein. Die Leistung des Kunden muss zunächst fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus der zwischen dem Verkäufer und dem Kunden getroffenen Zahlungsabsprache.

 
Praxis-Tipp

Ohne Fälligkeitstermin ist unverzüglich zu zahlen

Ist kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich unverzüglich zahlen, also wenn der andere Vertragspartner seine Leistung erbracht hat.

Unternehmerkunden geraten in Verzug, wenn sie das ihnen konkret benannte Zahlungsdatum laut Rechnung überschreiten. Laut Bundesgerichtshof kommt ein Verbraucher – entgegen dem Wortlaut des Gesetzes – nicht in Verzug mit der Zahlung des Rechnungsbetrags, wenn in der Rechnung lediglich ein Zahlungsdatum genannt ist und nicht explizit darauf hingewiesen wird, dass er automatisch in Verzug kommt, wenn er dieses nicht einhält.

Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung ein, wenn bis dahin nicht vom Schuldner geleistet wurde. Verbraucher (aus Sicht des Unternehmers sind das seine Privatkunden) müssen hierauf in der Rechnung hingewiesen werden. Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.

3.1 Das außergerichtliche Mahnverfahren: Vom persönlichen Besuch zur Mahnung

Normalerweise mahnt der Unternehmer bzw. dessen Personal den säumigen Kunden selbst, sei es telefonisch, schriftlich oder persönlich. Mahnungen sollten individuell auf den Kunden zugeschnitten und kundenfreundlich sein. Ein persönlicher Besuch bei einer hohen Forderung und Nähe des Standorts des Kunden kann eine größere Wirkung als eine schriftliche Mahnung haben. Oft steckt hinter säumigen Zahlungen auch Unzufriedenheit über die gelieferte Ware, was in einem persönlichen Gespräch geklärt werden kann. Dann kann man das Gesprächsergebnis mit neuem Zahlungsziel schriftlich nachreichen als Beweis für den Verzug.

Mehrere Mahnstufen sind in der Praxis üblich, aber nicht zwingend. Mehr als 3 Mahnstufen machen den Unternehmer unglaubwürdig. Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei 2 Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnschreiben, können diese Kosten nicht mehr als "erforderlich" angesehen werden. Gesetzliche Vorschriften über Mahnintervalle und die Anzahl von außergerichtlichen Mahnungen gibt es nicht. Schriftliche Mahnungen unmittelbar nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums machen nicht immer Sinn, weil sich diese u. U. mit der Zahlung überschneiden. Bittet der Gläubiger den Schuldner um Mitteilung, ob er seine Haftung dem Grunde nach anerkenne, so gilt das nicht als Mahnung.

Wird der Kunde gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. Dann kann und sollte der Unternehmer in jedem Fall Verzugszinsen verlangen. Die gesetzlichen Zinsen ergeben sich aus § 288 Abs. 1 und 2 BGB. Der Basiszinssatz orientiert sich am jeweiligen Leitzinssatz der Europäischen Zentralbank und ändert sich jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Kalenderjahres.

Der aktuelle gültige Leitzinssatz ist auf einer speziellen Internet-Seite ersichtlich (./. 0,88 % seit 1.7.2020) und es können die angefallenen und künftigen Zinsen automatisch und leicht berechnet werden.

Aber auch Mahnkosten können nach Verzug gefordert werden. In der Praxis werden 5 bis 10 EUR pro Mahnung von den meisten Gerichten nicht beanstandet. Der Gläubiger kann aber auch bei Eintritt des Verzugs eine Pauschale von 40 EUR vom Schuldner verlangen, wenn dieser kein Verbraucher ist. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Umgekehrt gilt: Ist der Verbraucher Gläubiger und der Unternehmer Schuldner (z. B. bei der Rückabwicklung eines Online-Kaufs), steht auch dem Verbraucher die Pauschale von 40 EUR zu, sobald der Unternehmer in Verzug gerät. Vereinbarungen, die diese Pauschale ausschließen, sind unwirksam, wenn sie im Voraus geschlossen worden sind. Die Pauschale ist aber auf einen geschuldeten Schadensersatz (Kosten der eigenen Rechtsverfolgung) anzurechnen. So kann die Verzugskostenpauschale nicht neben dem Anspruch auf Erstattung vorgerichtlicher Anwaltskosten geltend gemacht werden.

 
Wichtig

Mahnungen verhindern die Verjährung nicht

Mahnungen – mündlich oder schriftlich – können die Verjährung niemals verhindern. Zahlt der Kunde nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen wird und ab der Zahlung erneut 3 Jahre laufen, ohne dass die Forderung verjährt.

Auch wenn der Schuldner um Stundung bittet oder die Forderung anerkennt, wird die Verjährung unterbrochen.

Sinnvolle Vorgehenswe...

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