Forderungsmanagement mit Excel / 1 Die Mahnung

Eine Mahnung ist eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (z.B. Zahlung, Lieferung, Dienstleistung) zu erbringen. Die Mahnung ist rechtlich notwendig, damit der Schuldner nach § 286 Abs. 1 BGB in Verzug kommt: "Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.", lautet der Gesetzestext.

1.1 Inhalte einer Mahnung

Um Zahlungen, die dem Unternehmen zustehen, möglichst termingerecht einzubringen, sollte die Mahnung folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer und ggf. Lieferscheinnummer
• Datum der Fälligkeit

Hinweis

Musterlösung

In der Musterlösung Forderungsmanagement steht auch ein Mahnformular zur Verfügung. Die Mahntexte können Sie dort individuell formulieren.

1.2 Formen einer Mahnung

Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die schriftliche Mahnung. Gesetzlich notwendig ist nur eine einzige Mahnung. In der Praxis sind jedoch 3 Mahnstufen üblich:

• Erste Mahnung: Bei der ersten Mahnung handelt es sich in der Regel um eine höfliche Zahlungserinnerung. Auf eine Fristsetzung wird üblicherweise ebenso wie auf die Androhung von Konsequenzen verzichtet. Der Gläubiger bringt dennoch eindeutig zum Ausdruck, dass er die geschuldete Leistung verlangt.
• Zweite Mahnung: Ist innerhalb von rund 2 Wochen nach der ersten Mahnung kein Geldeingang zu verzeichnen, empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Sie wird inhaltlich zwar häufig auch noch als Zahlungserinnerung formuliert, jedoch wird der Schuldner aufgefordert, seiner Leistungspflicht innerhalb einer bestimmten Frist nachzukommen.
• Dritte Mahnung: Ist nach weiteren rund 14 Tagen keine Zahlung eingegangen, sollte die dritte und letzte Mahnung erfolgen. Darin wird eine letzte Frist zur Zahlung gesetzt und mit gerichtlicher Verfolgung der Eintreibung der Forderungen gedroht.

Praxis-Tipp

Überweisungsträger

Fügen Sie der Rechnung weitgehend ausgefüllte Überweisungsträger bei. Damit vereinfachen Sie dem Kunden die Zahlung. Kontrollieren Sie zusätzlich regelmäßig die Fristen bei Rechnungen und Mahnungen.

Um sicherzugehen, dass der Kunde die Mahnungen erhält, empfiehlt es sich, diese per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Bei drohender Insolvenz eines Kunden sollten Sie auf ein langwieriges Mahnverfahren verzichten. Stattdessen sollten Sie sich umgehend um einen vollstreckbaren Titel bemühen.